Содержание:
Затраты на командировочные расходы в 2020 году
Расходы на командировку: за что платит работодатель
Что касается частных предприятий, то руководители таких компаний сами решают, какими должны быть суточные. Но большинство старается соблюсти необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами нормы: не более 700 рублей в день при поездках по России и до 2500 рублей — за ее пределами. Повторим: никто не запрещает давать больше, просто с суммы превышения надо будет заплатить налог (ст. 217 НК РФ) и страховые взносы (ст. 422 НК РФ). Также обращаем внимание, что для лиц, занимающих разные должности и специальности, могут быть установлены различные размеры суточных. Но об этом должно быть заявлено в нормативном документе организации.
Однако в таком случае суточные не выплачиваются, если работник поехал в другой населенный пункт по РФ. Взамен ему может быть выплачена компенсация, но ее размер оговаривается во внутренних документах компании. А если работодателем является бюджетное учреждение, то в нормативных актах правительства или иных органов власти.
Помимо этого, не компенсируются суммы, потраченные на аренду жилья, поскольку в однодневных командировках нет необходимости где-то останавливаться. Однако в исключительных случаях, когда объективные причины вынуждают работника провести какое-то время в гостинице, компании придется также заплатить за проживание.
Чтобы рассчитать суточные, необходимо определить, сколько дней человек будет находиться за пределами «родного» населенного пункта и прибавить к ним дни в пути. Например, инженер Иванов А.С. отправляется в другой город на пуско-наладочные работы. Он отправляется 09.12.2020 (в воскресенье) в 5 часов утра, а возвращается обратно 16.12.2020 (тоже в воскресенье) в 9 часов утра. Общее количество дней в командировке составит 8 дней. Если поездка внутренняя, то лимит суточных, не облагаемый НДФЛ, составит 700 рублей. Сумма суточных, которую необходимо выдать инженеру Иванову, составит:
Что касается выплат в валюте, то они тоже не запрещены. Для этого командировочные расходы считают по общим правилам, но затем полученную сумму обменивают на валюту. Причем обменять рубли на иностранную валюту может либо сам командированный сотрудник, либо кто-то другой. В обоих случаях необходимо приложить квитанцию из банка о проведенной операции по обмену денег.
Какие документы понадобятся, чтобы подтвердить командировочные расходы
Как отразить расходы в бухгалтерском и налоговом учете
Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.
- операция, когда выдается аванс на командировку, сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
- 700 рублей — за день поездки по стране;
- командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, если оно оформлялось в начале командировки;
- авансовый отчет с указанием затрат, а также суммой, которую выдали работнику. Если в командировке было потрачено больше, чем сумма выданного аванса, производится доплата. Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму (ст. 137 ТК РФ).
- за каждый день, пока он находится в командировке;
- за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.
- за 9 дней — 40 евро за каждый день;
- за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.
- на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро;
- на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро.
- 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
- 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.
- за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
- по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.
- Мнение Минфина РФ: документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2020 № 03-04-07/6189).
- Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
- окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).
Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.
По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.
Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.
Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:
Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.
Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.
Отметим, что суточные выплачиваются за каждый день командировки, за дни нахождения в пути и за период вынужденного простоя. При этом они не заменяют заработную плату, работодатель обязан выплачивать средний заработок, пока сотрудник трудится в другом населенном пункте.
Что касается заграничных однодневных командировок, то и для частных компаний, и для бюджетного сектора предусмотрен лимит суточных в половинном размере от предусмотренных норм. Об этом заявлено в п. 20 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и п. 30 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813.
Отметим сразу, что во время однодневной командировки работодатель по-прежнему обязан выплатить сотруднику средний заработок. Но если служебная поездка выпадает на выходной или праздничный день, то оплата должна производиться, в соответствии со ст. 153 ТК РФ , в двойном размере. Либо работник может получить дополнительный выходной день (отгул) и оплату в одинарном размере.
Как посчитать командировочные и суточные расходы
Счет за проездные билеты или пользование номером в гостинице, конечно, могут прислать в организацию. Но чаще всего работники самостоятельно приобретают необходимые для себя услуги по проезду и проживанию, а затем отдают документы, подтверждающие затраты.
Тем не менее, еще до отправления сотрудника на служебное задание в другой населенный пункт бухгалтеру необходимо хотя бы приблизительно посчитать, сколько выдать авансом. Для этого учитывается стоимость билетов в обе стороны, ориентировочная стоимость гостиничного номера, сумма суточных по количеству дней командировки, иные планируемые затраты.
Если поездка зарубежная, то командировочные расходы увеличатся следующим образом:
Поскольку сотрудник все равно пишет заявление на командировочные расходы (оно является основанием для расходного кассового ордера), можно попросить, чтобы он самостоятельно оценил, сколько ему понадобится, а затем проверить его расчеты. Этот вариант будет удобен, в том числе, если к месту командировки человек отправляется на личном авто, поэтому у него будут траты, например, на покупку бензина. Шаблон для заполнения заявления — в конце статьи.
Не позже чем через три дня после возвращения из поездки работник обязан отчитаться о потраченных суммах. Обратите внимание, что все траты должны иметь документальное подтверждение и быть целесообразными. Иначе работодатель может отказаться компенсировать их.
Также важным документом является отчет (служебная записка) о выполнении служебного задания в поездке. В противном случае целесообразность командировочных расходов будет не доказана. Отметим, что такой отчет может также стать источником информации о продолжительности командировки, если работник добирался до пункта назначения на личном или служебном транспорте.
Еду в командировку и хочу жить в нормальном отеле
Моя работа связана с командировками. Чаще всего это длительные поездки — от 4 до 9 недель.
Раньше нас размещали в гостиницах, в стандартных одноместных номерах. Но в последнее время организация в целях экономии стала снимать нам квартиры. Сначала это были двух- и трехкомнатные квартиры, у каждого сотрудника была отдельная комната. Но на следующую командировку нам сняли однокомнатную квартиру, в которой мы будем жить втроем.
Подскажите, пожалуйста, регламентирует ли трудовой кодекс нормы размещения сотрудников в командировках?
Сразу скажем, что в законе нет конкретных параметров жилья, в котором должны проживать командированные. Но побороться за свои права все-таки можно.
В ТК РФ прописано, что у работника есть право на справедливые условия труда, которые отвечают требованиям безопасности и гигиены. А также право на отдых. И работодатель должен гарантировать соблюдение этих прав.
Еще трудовой кодекс говорит, что командировка — это поездка для исполнения служебного поручения вне места основной работы. Если вы едете на несколько дней или месяцев, получается, что в командировке вам придется и работать, и отдыхать.
Сотрудника в командировку отправляет работодатель. Он же должен обеспечить вам условия для проживания, в которых вы сможете полноценно отдыхать в нерабочее время.
Правила о расходах и жилье в командировках
Работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой, в том числе расходы по найму жилого помещения. Порядок и размеры такого возмещения прописываются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Эти документы утверждает сам работодатель, но в строгом соответствии с трудовым законодательством. Норм, ухудшающих положение работников в сравнении с законом, в них быть не должно.
Когда вас принимали на работу, вам должны были дать коллективный договор и другие акты, чтобы вы прочитали, какие правила и нормы действуют в компании. Причем ознакомиться с документами вы должны были под роспись.
Если ваш работодатель хочет, чтобы командированные сотрудники жили в каком-то конкретном месте, это должно быть зафиксировано в локальных актах. Некоторые организации вписывают пункт о жилье в командировках в свои внутренние документы, потому что им так удобнее работать. Например, с гостиницей или владельцем квартиры заключен договор, по которому оплата идет безналом, не нужно выдавать деньги на расходы авансом, а потом оформлять отчеты сотрудника.
Еще раз внимательно прочитайте локальные акты. Проверьте, что в них написано по поводу проживания в командировках. Если до этого вы жили в гостиницах и разных квартирах, а теперь вас планируют поселить в новом жилье, вряд ли в них будет указано конкретное место проживания.
Как отстоять свои права
Если в локальных актах нет конкретного места проживания и есть сумма, которую предприятие выделяет на командировочные расходы, вы можете отказаться селиться в одной квартире с другими сотрудниками. Вы вправе снять номер в гостинице или другое жилье. Главное — уложиться в установленный работодателем денежный лимит на проживание.
Если ваш работодатель откажется возместить вам эти расходы, вы можете обратиться в суд, ссылаясь на статью 168 ТК РФ .
Теоретически ваш работодатель может сейчас по-быстрому вписать в локальные акты пункт о выбранной им маленькой квартире для командировок. В этом случае он должен ознакомить вас с новым порядком. А вы после ознакомления вправе обратиться в трудовую инспекцию. Она рассматривает заявления, письма и жалобы работников о нарушениях их трудовых прав.
Проживание трех посторонних друг другу людей в однокомнатной квартире в течение нескольких недель плохо соотносится с правами на отдых и на условия труда, которые отвечают требованиям гигиены. Это вы можете указать в своей жалобе.
После рассмотрения жалобы трудовая инспекция должна выдать вашему работодателю предписание об устранении нарушений трудового законодательства. Если руководство компании откажется выполнять его, инспекция вправе потребовать его исполнения и защиты ваших прав в судебном порядке. Вы и самостоятельно можете подать заявление в суд, но с помощью трудовой инспекции вам будет проще отстоять свои интересы: как минимум вам помогут с составлением заявления и подготовкой документов.
Если вы ездите в командировки не только по России, но и за границу, почитайте нашу статью о том, можно ли стать налоговым нерезидентом из-за командировок, чтобы не платить налоги по высокой ставке.
Суточные при командировках в 2020 году. Сколько платить работникам?
За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.
Порядок выплаты суточных работникам
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.
Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:
30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.
Курс (условно) евро:
Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:
40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
Суточные по России = 700 руб.
Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб
Размер суточных при командировках по России и за границу
Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.
Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).
По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:
Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам .
Суточные в иностранной валюте
Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.
Суточные при однодневной командировке
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?
Выплаты при однодневных командировках взамен суточных
Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.
Суточные по однодневным командировкам:
НДФЛ с суточных при однодневных командировках
Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:
Суточные при командировке в страны СНГ
Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Отчет по суточным в командировке
Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:
В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.
Командирование работников в 2020 году: какие новшества учесть?
Автор: Мишанина М., эксперт журнала
В статье напомним основные правила направления работников в служебные командировки, расскажем о гарантиях и компенсациях, которые предоставляются в этом случае, а также рассмотрим порядок отражения командировочных расходов в учете государственных (муниципальных) учреждений с опорой на изменения, произошедшие с 01.01.2020 в порядке применения КОСГУ.
Особенности направления работников в командировку.
Определение понятия «служебная командировка» дано в ст. 166 ТК РФ – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
При направлении работника в командировку учреждение обязано (ст. 153, 167, 168 ТК РФ):
сохранить за работником место работы (должность);
выплатить работнику средний заработок за время нахождения в командировке (включая дни пути);
в случае привлечения к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплатить такую работу в порядке, установленном трудовым законодательством;
возместить в установленном порядке связанные с командировкой расходы по проезду, найму жилого помещения, выплатить суточные, а также компенсировать иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома руководителя учреждения.
Отметим, что в служебную командировку работодатель может направить только лиц, связанных с ним трудовыми отношениями (постоянных работников и совместителей). Об этом говорится в п. 2 Положения № 749[1], которым руководствуются все работодатели без исключения при командировании своих работников как внутри страны, так и за ее пределы. Командировать лиц, привлекаемых к работе по гражданско-правовому договору, нельзя. Гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, в том числе связанные с командировками, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).
Кроме того, при принятии решения о командировании сотрудников необходимо учитывать нормы ТК РФ, запрещающие или ограничивающие направление в командировку отдельных категорий работников. Так, запрещается направление в служебные командировки:
беременных женщин (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
работников в возрасте до 18 лет, за исключением спортсменов и творческих работников (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ);
работников в период действия ученического договора, при условии что командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).
Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Женщины должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Аналогичные правила распространяются (ч. 3 ст. 259 ТК РФ):
на одиноких родителей и опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет;
на работников, имеющих детей-инвалидов;
на работников, которые осуществляют уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
Нормы возмещения командировочных расходов.
Размеры и порядок возмещения командировочных расходов работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, в государственных учреждениях субъектов РФ, в муниципальных учреждениях, определяются соответственно нормативными правовыми актами Правительства РФ, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).
Нормы возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Постановлением Правительства РФ № 729[2]. Приведем их:
Вид расходов
Нормы возмещения командировочных расходов*
При наличии подтверждающих документов
При отсутствии подтверждающих документов
Не выше стоимости проезда:
а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
б) водным транспортом – в каюте
V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси)
В размере минимальной стоимости проезда:
а) железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
б) водным транспортом – в каюте
X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
в) автомобильным транспортом – в автобусе общего типа
100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке
Оплата найма жилого помещения
Не более 550 руб. в сутки
* Возместить командировочные расходы в большем размере можно на основании приказа руководителя учреждения, за счет экономии бюджетных средств (средств субсидии) или за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности бюджетного (автономного) учреждения (п. 3 Постановления Правительства РФ № 729).
Предельные размеры возмещения расходов работникам федеральных государственных учреждений на командировку за рубеж определены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.
На территории субъектов РФ и муниципалитетов действуют свои нормативные акты, которыми следует руководствоваться при определении размера командировочных расходов, подлежащих компенсации (см., например, Постановление Правительства г. Санкт-Петербурга от 25.08.2016 № 755, Постановление Совета министров Республики Крым от 26.12.2020 № 624).
Следует отметить, что возмещение командировочных расходов работникам должно производиться только на основании документального подтверждения факта командировки, которое является еще и необходимым условием для признания командировочных расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
С целью направления работника в командировку оформляется соответствующий приказ (распоряжение) руководителя учреждения (по формам Т-9 или Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ № 1 Читайте также
Что касается расходов, понесенных учреждениями в рамках заключенных договоров (контрактов) по приобретению проездных билетов и оплате найма жилых помещений в служебных командировках, то они аналогично правилам, действовавшим в 2020 году, относятся на КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» и отражаются в бухгалтерском учете по подстатьям 222 «Транспортные услуги» и 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ соответственно.
Корреспонденции счетов по учету командировочных расходов
В силу изменений, произошедших в порядке применения кодов КОСГУ, расходы, связанные со служебными командировками, отражаются в соответствии с инструкциями № 162н[6], № 174н[7], № 183н[8] следующими корреспонденциями счетов:
Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:
Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.
Сколько возмещают работнику
По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.
Суточные за границу и по России: размеры
Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.
Около 5 лет назад правительство требовало, чтобы работодатели выдавали работникам командировочные расходы не ниже установленных минимальных сумм. Но потом от этого отказались, сохранив нормативы только для государственных делегаций. Согласно Постановлению Правительства от 02.10.2002 № 729, на каждого федерального госслужащего в сутки положено не более 100 рублей, если он отправляется в командировку по стране. Если выполнять обязанности приходится за пределами РФ, то суточные составляют 50-70 долларов в зависимости от конкретной страны (Приложение № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2005 № 812). Отметим, что эти нормативы не являются обязательными для работников госорганов регионов, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Для них допустимые затраты на командировочные расходы определяются на местном уровне.
Как компенсируют командировочные расходы при однодневной командировке
Иногда подчиненных отправляют в недлительные командировки продолжительностью один день, а то и несколько часов. В таком случае компания компенсирует командировочные расходы на транспорт, а также на иные цели, если они согласованы.
Обращаем внимание, что день убытия определяют с 00 до 24 часов, так же как и день прибытия. Это важно учитывать при окончательном расчете, например, с помощью проездных документов. Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки.
После того, как смету утвердят главный бухгалтер и руководитель, можно выдавать аванс на командировочные расходы наличными либо на банковскую карту. Выдача денежных средств подотчет производится с учетом норм, установленных ЦБ РФ. Подробнее о требованиях финансового регулятора читайте в отдельном материале PPT.ru.
К документам, подтверждающим командировочные расходы, относят:
Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.
Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:
О возмещении командировочных расходов в системе МВД России
Командировки в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации (далее – МВД России) являются одним из важнейших элементов оперативно-служебной деятельности, обеспечивающим эффективное выполнение своих основных правоохранительных функций в условиях огромной территории нашей страны. Выезды сотрудников органов внутренних дел (далее — сотрудники) для выполнения конкретных служебных заданий позволяют поддерживать в надлежащем состоянии управляемость сложной системой МВД России и необходимый уровень взаимодействия его территориальных органов и организаций различного уровня.
Регулирование вопросов командирования сотрудников в пределах территории нашего государства осуществляется приказом МВД России от 15 ноября 2011 г. № 1150 «Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации», ориентированным на достижение максимальной эффективности каждого выезда. При этом четко определено, что к основным задачам служебных командировок относятся: участие сотрудников в контртеррористических операциях, проведение следственных действий и оперативно-розыскных мероприятий, изучение и проверка состояния оперативно-служебной деятельности, оказание организационно-методической и практической помощи, обучение личного состава, повышение квалификации, изучение, обобщение и распространение передового опыта, новых форм и методов работы.
Выезды в командировки для многих тысяч сотрудников органов внутренних дел являются неотъемлемой частью их службы. И в этой связи МВД России стремится оптимально обеспечить этим сотрудникам приемлемые социально-бытовые условия в местах их временного пребывания. Для этого Департаментом по финансово-экономической политике и обеспечению социальных гарантий МВД России (далее – ФЭД МВД России) постоянно проводится мониторинг ситуации с целью оперативного реагирования на проблемные аспекты в области возмещения командировочных расходов.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 21 июня 2010 г. № 467 «О возмещении расходов по бронированию и найму жилого помещения, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим и сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти за счет средств федерального бюджета» и утвержденной приказом МВД России от 15 ноября 2011 г.
№ 1150 Инструкцией об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации (далее – Инструкция) определены рамочные нормы возмещения расходов, связанных с проживанием в служебных командировках указанных лиц, в том числе категории номеров для их проживания.
В общем случае командированным сотрудникам возмещаются подтвержденные необходимыми документами фактические расходы по бронированию и найму жилого помещения в гостиницах в размере – не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.
Во исполнение указанного приказа МВД России, а также в целях определения реальных потребностей на данный вид командировочных расходов ФЭД МВД России ежегодно в срок до 1 марта проводится обобщение расценок на проживание в гостиницах субъектов Российской Федерации, результаты которого направляются в территориальные органы и подразделения системы МВД России в качестве расчетных параметров для выдачи авансов и возмещения, с учетом объемов доведенного финансирования, командировочных расходов на проживание.
Акцентируя внимание на основных нормативных положениях, регулирующих вопросы проживания в служебных командировках, важно отметить, что, как следует из содержания рассматриваемых документов, сотрудники в приоритетном порядке должны проживать в гостиницах
(т.е. имущественных комплексах, предназначенных для предоставления данного вида услуг и отвечающих установленным требованиям), а не на съемном жилье. В частности, при проживании сотрудника не в гостинице расчет по использованным командировочным средствам осуществляется только после представления рапорта сотрудника на имя должностного лица, правомочного принимать решения о командировании, с указанием условий выполнения служебного задания, вызвавших необходимость проживания не в гостинице.
Приказом МВД России отдельно определено, что сотрудникам, направляемым на обучение, переподготовку, повышение квалификации в ведомственные образовательные учреждения, возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется преимущественно при предоставлении помещений гостиничного типа образовательных учреждений в установленном размере стоимости проживания.
Как показали результаты анализа практики рассмотрения поступающих в ФЭД МВД России проблемных вопросов по оплате проживания в командировках, возникновение большинства из них можно было бы избежать при грамотной подготовке и организации выездов сотрудников. Это, в первую очередь, касается правильного расчета сроков выездов с учетом времени прибытия и убытия транспорта в пункт командирования а, следовательно, периода нахождения сотрудника в гостинице. То же относится и к вопросам размещения в образовательных учреждениях МВД России.
Для сокращения количества проблемных ситуаций на стадии подготовки к командировке личный состав целесообразно знакомить с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от
25 апреля 1997 г. № 490, обращая особое внимание на порядок оплаты в случае задержки выезда из гостиничного номера.
Отдельного пристального внимания в системе МВД России требует практика проживания сотрудников вне гостиницы с заключением договора найма жилого помещения. Это связано с тем, что в настоящее время данный вид услуг недостаточно четко регламентирован нормативно и по многим причинам традиционно является «серой» зоной социально-экономических отношений. В этом контексте возможно порождение различных ситуаций, в том числе противоправного характера, которые являются недопустимыми в современных условиях формирования нового облика сотрудника правоохранительной системы Российской Федерации.
Следующим видом командировочных расходов, носящих социальный характер, являются суточные, определяемые нормативной правовой базой как дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 февраля 2011 г. № 43 «О возмещении суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим и сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти за счет средств федерального бюджета» установлено, что руководители федеральных органов исполнительной власти, в которых проходят службу военнослужащие и сотрудники органов внутренних дел, определяют порядок и размеры возмещения суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим и сотрудникам в пределах, не превышающих 300 рублей за каждый день нахождения в командировке.
Во исполнение данной нормы издан приказ МВД России от 21 ноября 2011 г. № 1159 «О возмещении суточных расходов, связанных со служебными командировками», установивший, с учетом доводимого до Министерства финансирования, суточные в размере 200 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и праздничные дни.
С учетом постоянного увеличения в системе МВД России числа федеральных государственных гражданских служащих необходимо отметить, что для этой категории лиц действует Указ Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих» (приказ МВД России от 15 ноября 2011 г. № 1150 в отношении них не применяется).
Этим Указом Президента Российской Федерации в общем случае также предусмотрено возмещение расходов на проживание в однокомнатном (одноместном) номере. При этом, установлено, что предоставление командированным гражданским служащим услуг по найму жилого помещения должно осуществляться в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации.
Суточные выплачиваются гражданскому служащему за каждый день нахождения в служебной командировке в размерах, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета.
Принимая во внимание тот факт, что до настоящего времени в бюджетных организациях применяется постановление Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 г. № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» суточные гражданским служащим выплачиваются исходя из нормы 100 рублей в день.
Завершая тему возмещения командировочных расходов в системе МВД России, важно подчеркнуть, что на текущий момент порядок возмещения командировочных расходов в целом отвечает сложившимся условиям и позволяет должностным лицам выполнять оперативно-служебные задачи на требуемом уровне в любом субъекте Российской Федерации.
В рамках совершенствования экономической составляющей указанной деятельности проводятся мероприятия по повышению эффективности расходов МВД России на служебные командировки за счет дальнейшей оптимизации количества командировок и широкого применения современных технологий, позволяющих осуществлять дистанционное взаимодействие и оперативный обмен необходимой информацией по широкому спектру вопросов оперативно-служебной деятельности.
