Компенсация расходов на переезд к месту работы

Компенсации, положенные работнику при переезде на работу в другую местность (Соболева Е.А.)

Дата размещения статьи: 05.08.2020

Статьей 165 ТК РФ установлены случаи предоставления работникам гарантий и компенсаций. В ней сказано: помимо общих гарантий и компенсаций, предусмотренных Трудовым кодексом, работникам предоставляются гарантии и компенсации, в частности, при переезде на работу в другую местность. В статье расскажем о порядке предоставления этих гарантий, а также о размере возмещения расходов, связанных с переездом сотрудника на работу в другую местность. Кроме того, рассмотрим налогообложение данных компенсаций и бухгалтерский учет.

Напомним, что согласно ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. При этом согласно п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 под другой местностью следует понимать местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ.
Кроме того, по письменной просьбе работника или с его письменного согласия может быть осуществлен перевод на постоянную работу к другому работодателю. При этом трудовой договор по прежнему месту работы прекращается (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Запрещается переводить и перемещать сотрудника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.
При согласии работника на перевод в другую местность вместе с работодателем стороны заключают дополнительное соглашение и работодатель издает приказ о переводе работника.

Какие компенсации положены работнику при переезде на работу в другую местность?

Согласно ст. 169 ТК РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность последний обязан возместить работнику:
— расходы на переезд работника, членов его семьи и провоз имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
— расходы на обустройство на новом месте жительства.
При этом конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора. Однако для сотрудников, работающих в организациях, финансируемых за счет средств федерального бюджета, размеры возмещения расходов в связи с их переездом на работу в другую местность установлены Постановлением Правительства РФ от 02.04.2003 N 187 (далее — Постановление N 187).
Возмещение расходов на переезд. В силу пп. «а» п. 1 Постановления N 187 возмещение таких расходов осуществляется по предварительной договоренности с работодателем в следующих размерах:
1) в части расходов на переезд работника и членов его семьи (включая оплату расходов на оформление проездных документов, расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
— водным транспортом — в каюте группы V морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте категории II речного судна всех линий сообщения, в каюте категории I судна паромной переправы;
— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;
— автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);
2) при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:
— железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
— водным транспортом — в каюте группы X морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте категории III речного судна всех линий сообщения;
— автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.
Возмещение расходов на провоз багажа. Согласно пп. «б» п. 1 Постановления N 187 расходы на провоз имущества железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (общего пользования) в количестве до 500 кг на работника и до 150 кг на каждого переезжающего члена его семьи возмещаются в размере фактических расходов, но не выше тарифов, предусмотренных для перевозки грузов (грузобагажа) железнодорожным транспортом. При отсутствии указанных видов транспорта возмещаются расходы на провоз имущества воздушным транспортом от ближайшей к месту работы железнодорожной станции или ближайшего морского либо речного порта, открытого для навигации в данное время.

Обратите внимание! Расходы, предусмотренные пп. «а» и «б» п. 1 Постановления N 187, не подлежат возмещению в случае, если работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения.

Возмещение расходов на обустройство на новом месте жительства. Такие расходы возмещаются в следующих размерах (пп. «в» п. 1 Постановления N 187):
— на работника — в размере месячного должностного оклада (месячной тарифной ставки) по новому месту работы;
— на каждого переезжающего члена его семьи — в размере 1/4 должностного оклада (1/4 месячной тарифной ставки) по новому месту работы работника.
Дополнительные компенсации. При переезде сотрудника на работу в другую местность предусмотрена выплата ему суточных в размере 100 руб. за каждый день нахождения в пути следования к новому месту работы (пп. «г» п. 1 Постановления N 187).

Кто обязан возмещать расходы, связанные с переездом сотрудника на новое место работы?

Согласно п. 4 Постановления N 187 возмещение расходов в размерах, указанных в п. 1 данного Постановления, осуществляется организациями, в которые переводятся, направляются или принимаются на работу работники. При этом расходы возмещаются в пределах ассигнований, выделенных этим организациям из федерального бюджета на реализацию мероприятий, связанных с переездом работников на работу в другую местность, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание организации.
На практике можно выделить следующие особенности возмещения расходов работника на переезд и обустройство на новом месте жительства:
— если заранее невозможно точно определить размер подлежащих возмещению расходов в связи с переездом работника на работу в другую местность, ему по предварительной договоренности с работодателем выдается аванс (п. 2 Постановления N 187);
— расходы, связанные с переездом членов семьи работника и провозом их имущества, а также расходы на их обустройство на новом месте жительства возмещаются при условии, что они должны переехать на новое место жительства работника до истечения одного года со дня фактического предоставления жилого помещения (п. 3 Постановления N 187);
— организация имеет право возмещать расходы, связанные с переездом сотрудника на работу в другую местность, в размерах, превышающих установленные п. 1 Постановления N 187. Кроме того, организация может возмещать иные расходы, связанные с переездом, но при условии, что они были произведены работником с согласия работодателя. Указанные расходы осуществляются организацией за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета, а также за счет средств, полученных в установленном порядке от предпринимательской или иной приносящей доход деятельности (п. 5 Постановления N 187).

В каких случаях работник обязан вернуть сумму компенсации?

Пунктом 6 Постановления N 187 предусмотрены случаи, когда работник обязан вернуть полностью средства, выплаченные ему в связи с переездом на работу в другую местность:
— если он не приступил к работе в установленный срок без уважительной причины;
— если он до окончания срока работы, определенного трудовым договором (а при отсутствии такого срока — до истечения одного года работы), уволился по собственному желанию без уважительной причины или был уволен за виновные действия, которые в соответствии с законодательством РФ стали основанием для прекращения трудового договора.

К сведению. В случае если работник не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, он обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом понесенных им расходов на его переезд и переезд членов его семьи, а также расходов на провоз имущества.

В заключение данного раздела отметим, что Постановление N 187 не применяется к категориям работников, для которых в соответствии с законодательством РФ предусмотрены иные размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность (п. 7). Таким примером могут служить лица, заключившие трудовые договоры о работе в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и прибывшие в соответствии с этими договорами из других регионов РФ. Этим лицам компенсации расходов, связанных с переездом, установлены ст. 326 ТК РФ. Согласно данной статье за счет средств работодателя работнику предоставляются следующие гарантии и компенсации:
— единовременное пособие в размере двух месячных тарифных ставок, окладов (должностных окладов) и единовременное пособие на каждого прибывающего с ним члена его семьи в размере половины месячной тарифной ставки, оклада (должностного оклада) работника;
— оплата стоимости проезда работника и членов его семьи в пределах территории РФ по фактическим расходам, а также стоимости провоза багажа не более 5 т на семью по фактическим расходам, но не свыше тарифов, предусмотренных для перевозки железнодорожным транспортом;
— оплачиваемый отпуск продолжительностью семь календарных дней для обустройства на новом месте жительства.
При этом размеры, условия и порядок компенсации расходов, связанных с переездом, лицам, работающим в организациях, финансируемых из бюджетов субъектов РФ, устанавливаются органами государственной власти субъектов РФ, в организациях, финансируемых из местных бюджетов, — органами местного самоуправления.

Исчисление налогов и сборов при возмещении расходов, связанных с переездом сотрудника на работу
в другую местность

Налог на доходы физических лиц. На основании п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ. При этом стоит учитывать, что согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность).
Таким образом, суммы возмещения организацией расходов, производимых в связи с переездом работника на работу в другую местность, на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ в размерах, установленных законодательством РФ.
Что касается возмещения расходов, связанных с обустройством на новом месте жительства, то Минфин России в Письме от 15.05.2020 N 03-03-06/1/16789 пояснил: такие расходы не облагаются НДФЛ, так как подпадают под действие п. 3 ст. 217 НК РФ, но в размерах, установленных соглашением сторон трудового договора. Однако в случае, если организация будет возмещать расходы на аренду квартиры работника, переехавшего на работу в другую местность, и членов его семьи, такие суммы возмещения не подпадут под действие п. 3 ст. 217 НК РФ, соответственно, будут облагаться НДФЛ в установленном порядке.
Аналогичные разъяснения представлены в Письме Минфина России от 13.02.2012 N 03-04-06/6-35.
Однако арбитры не соглашаются с такой позицией и отмечают следующее: возмещение расходов на наем жилья для работников, прибывших на работу из другой местности, связано с выполнением ими трудовых обязанностей, подпадает под понятие компенсации, предусмотренное ст. 169 ТК РФ, следовательно, не облагается НДФЛ (Постановления ФАС МО от 21.03.2011 N КА-А40/1449-11, ФАС ВВО от 24.06.2008 N А43-28282/2007-37-943).
Налог на прибыль организаций. Согласно пп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся суммы выплаченных подъемных в пределах норм, установленных законодательством РФ. Таким образом, расходы учреждения на выплату компенсаций, связанных с переездом в другую местность, в размере, установленном Постановлением N 187, учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии соответствия данных расходов положениям п. 1 ст. 252 НК РФ.
Такие разъяснения приведены в Письме Минфина России от 15.05.2020 N 03-03-06/1/16789.
Страховые взносы в ПФР на обязательное пенсионное страхование, ФСС на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, ФФОМС на обязательное медицинское страхование. Согласно ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг. При этом база для начисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 данного Закона, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ (ч. 1 ст. 8 Закона).
———————————
Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Подпунктом «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ определено, что не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность).
Что касается компенсации за наем жилья, которая выплачивается работнику, переехавшему на работу в другой город, она не подпадает под действие пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, так как указанной нормой предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами сумм возмещения расходов работника только на переезд.
Такие разъяснения представлены в Письме Минздравсоцразвития России от 05.08.2010 N 2519-19.
Однако обратите внимание, что в настоящее время появились судебные решения, в которых сказано, что выплаты работникам, компенсирующие их расходы на наем жилья при переезде на работу в другую местность, не являются объектом обложения страховыми взносами в ПФР и на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (Постановления ФАС ПО от 22.08.2020 N А65-27752/2012, ФАС СКО от 05.09.2020 N А63-13021/2012, Президиума ВАС РФ от 14.05.2020 N А62-1345/2012).
Страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Согласно п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы. При этом база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ, начисленных страхователями в пользу застрахованных, за исключением сумм, указанных в ст. 20.2 этого Закона.
———————————
Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

В силу пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), в частности, связанных с переездом на работу в другую местность.
Что касается компенсации за наем жилья, которая выплачивается сотруднику, переехавшему на работу в другой город, то она не подпадает под действие пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, так как указанной нормой предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами сумм возмещения расходов работника только на переезд.

Отражение расходов, связанных с переездом сотрудника на работу в другую местность, в бухгалтерском учете

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации на 2020 год и на плановый период 2020 и 2020 годов, утвержденным Приказом Минфина России от 21.12.2012 N 171н, расходы, связанные с переездом сотрудника на работу в другую местность, отражаются:
— по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ — подъемные для обустройства на новом месте жительства и суточные;
— по подстатье 222 «Транспортные услуги» КОСГУ — расходы на оплату транспортных услуг по договорам перевозки пассажиров и багажа, в том числе на приобретение проездных билетов.
Порядок отражения в бухгалтерском учете расходов, связанных с переездом сотрудника на работу в другую местность, зависит от типа учреждения.
Бюджетные учреждения. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений утверждена Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н). Рассмотрим бухгалтерские записи.
1. Начисление сумм компенсации на выплату подъемного пособия при переезде на новое место работы (службы) (п. 128 Инструкции N 174н):
Дебет счета 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит счета 0 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам».
2. Начисление сумм компенсации на оплату транспортных услуг (расходы, связанные с переездом работников и членов их семей к месту работы (службы), месту жительства, оплата работ и услуг, выполняемых и оказываемых в рамках договора транспортной экспедиции):
Дебет счета 0 109 00 222 «Затраты на транспортные услуги в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит счета 0 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по транспортным услугам».
3. Удержание и перечисление сумм компенсации работнику (п. п. 39, 140 Инструкции N 174н):
Дебет счетов 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам», 0 302 22 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по транспортным услугам»
Кредит счета 0 304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»;
Дебет счета 0 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства».
Одновременно производится запись по забалансовому счету 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» (п. 367 Инструкции N 157н ).
———————————
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Автономные учреждения. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений утверждена Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н (далее — Инструкция N 183н). Рассмотрим бухгалтерские проводки.
1. Начисление сумм компенсации подъемного пособия при переезде на новое место работы (службы) (п. 132 Инструкции N 183н):
Дебет счетов 0 109 00 212 «Затраты на прочие выплаты в себестоимости готовой продукции, работ, услуг», 0 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам»
Кредит счета 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам».
2. Начисление сумм компенсации на оплату транспортных услуг (расходы, связанные с переездом работников и членов их семей к месту работы (службы), месту жительства, оплата работ и услуг, выполняемых и оказываемых в рамках договора транспортной экспедиции, включая механизацию погрузки и выгрузки имущества, подачу и уборку вагонов, пользование подъездным путем, пользование вагонами (контейнерами), перевод стрелок, укладку тормозных башмаков, промывку вагонов, маневровые работы и т.п.) (п. 134 Инструкции N 183н):
Дебет счета 0 109 00 222 «Затраты на транспортные услуги в себестоимости готовой продукции, работ, услуг» (0 401 20 222 «Расходы на транспортные услуги»)
Кредит счета 0 302 22 000 «Расчеты по транспортным услугам».
3. Удержание и перечисление сумм компенсации работнику (п. п. 61, 109 Инструкции N 183н):
Дебет счетов 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам», 0 302 22 000 «Расчеты по транспортным услугам»
Кредит счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»;
Дебет счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит счета 0 201 11 610 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства».
Казенные учреждения. Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета утверждена Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее — Инструкция N 162н). Рассмотрим бухгалтерские записи.
1. Начисление сумм компенсации, связанной с переездом сотрудника (п. 102 Инструкции N 162н):
Дебет счетов 0 401 20 212 «Расходы по прочим выплатам» (0 401 20 222 «Расходы по транспортным услугам»), 0 109 00 212 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
Кредит счетов 0 302 12 730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам», 0 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по транспортным услугам».
2. Удержание и перечисление сумм компенсации (п. 108 Инструкции N 162н):
Дебет счетов 0 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам», 0 302 22 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по транспортным услугам»
Кредит счета 0 304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»;
Дебет счета 0 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»
Кредит счета 0 201 21 610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов в кредитной организации», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 304 05 000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами».

Статья 169. Возмещение расходов при переезде на работу в другую местность

Статья 169. Возмещение расходов при переезде на работу в другую местность

1. В случае достижения между работником и работодателем договоренности о переводе работника на работу в другую местность у работодателя возникает обязанность возместить ему дополнительные расходы, связанные с переездом.

2. Необходимость переезда работника на работу в другую местность, т.е. местность, расположенную за пределами административно-территориальных границ того населенного пункта, где проживает и осуществляет трудовую деятельность работник, может быть обусловлена переездом работодателя, у которого трудится работник, в другую местность, заключением трудового договора с работодателем, расположенным в другой местности, или переводом работника по его просьбе или с его согласия к другому работодателю в другую местность.

3. При переезде работника в другую местность возмещению подлежат расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения), а также расходы по обустройству на новом месте жительства. Конкретные размеры возмещения указанных расходов определяются соглашением сторон трудового договора, оформляемым в письменной форме.

4. В комментируемой статье предусмотрено возмещение расходов по переезду на работу в другую местность не только самого работника, но и членов его семьи (супруга (супруги), а также детей и родителей обоих супругов, проживающих совместно с работником и находящихся на его иждивении).

5. Для отдельных категорий работников размеры возмещения расходов в связи с их переездом на работу в другую местность определены в соответствующих нормативных правовых актах. Так, для работников организаций, финансируемых из федерального бюджета, указанные размеры установлены постановлением Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. N 187 «О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи с их переездом на работу в другую местность»*(30).

Возмещение расходов работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется при переезде на работу в другую местность (в другой населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) по предварительной договоренности с работодателем в следующих размерах:

1) расходы по переезду данной категории работников и членов их семей (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда определенным видом транспорта в соответствующих условиях:

а) железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

б) водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

в) воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

г) автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение осуществляется в размере минимальной стоимости проезда:

— железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

— водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

— автомобильным транспортом — в автобусе общего типа;

2) расходы по провозу имущества железнодорожным, водным и автомобильным транспортом (общего пользования) в количестве до 500 кг на работника и до 150 кг на каждого переезжающего члена его семьи возмещаются в размере фактических расходов, но не выше тарифов, предусмотренных для перевозки грузов (грузобагажа) железнодорожным транспортом.

При отсутствии указанных видов транспорта возмещаются расходы по провозу имущества воздушным транспортом от ближайшей к месту работы железнодорожной станции или от ближайшего морского либо речного порта, открытого для навигации в данное время.

Расходы, предусмотренные пунктами «а» и «б» не подлежат возмещению в случае, если работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения;

3) расходы по обустройству на новом месте жительства. Размер возмещения указанных расходов дифференцирован и составляет: на работника — месячный должностной оклад (месячная тарифная ставка) по новому месту его работы, а на каждого переезжающего члена его семьи — одну четвертую должностного оклада (одну четвертую месячной тарифной ставки) работника по новому месту работы;

4) за каждый день нахождения в пути следования к новому месту работы работнику выплачиваются суточные в размере 100 руб.

В случае если заранее невозможно точно определить размер подлежащих возмещению расходов в связи с переездом работника на работу в другую местность, ему по предварительной договоренности с работодателем выдается аванс.

Расходы по переезду членов семьи работника и по провозу их имущества, а также по обустройству их на новом месте жительства возмещаются в том случае, если они переезжают на новое место жительства работника до истечения одного года со дня фактического предоставления жилого помещения.

Возмещение расходов в указанных размерах осуществляется организациями, в которые переводятся, направляются или принимаются на работу работники, в пределах ассигнований, выделенных этим организациям из федерального бюджета на реализацию мероприятий, связанных с переездом работников на работу в другую местность, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание организации.

Возмещение расходов, превышающих установленные размеры, а также иных связанных с переездом расходов (при условии, что они произведены работником с согласия работодателя) осуществляется организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных в установленном порядке организациями от предпринимательской или иной приносящей доход деятельности.

Работник обязан вернуть полностью средства, выплаченные ему в связи с переездом на работу в другую местность, в случае:

— если он не приступил к работе в установленный срок без уважительной причины;

— если он до окончания срока работы, определенного трудовым договором, а при отсутствии определенного срока — до истечения одного года работы уволился по собственному желанию без уважительной причины или был уволен за виновные действия, которые в соответствии с законодательством РФ явились основанием прекращения трудового договора.

Работник, который не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом понесенных расходов по переезду его и членов его семьи, а также по провозу имущества.

6. Постановление Правительства РФ «О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи с их переездом на работу в другую местность» не применяется к категориям работников, для которых в соответствии с законодательством РФ предусмотрены иные размеры возмещения расходов при переезде в другую местность. Например, в ст. 326 ТК предусмотрены определенные виды гарантий и компенсаций работникам, заключившим трудовые договоры о работе в организациях, финансируемых из федерального бюджета и расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и прибывшим в соответствии с этими договорами из других регионов РФ. Так, за счет средств работодателя им должны быть предоставлены следующие гарантии и компенсации:

— единовременное пособие в размере двух месячных тарифных ставок, окладов (должностных окладов) и единовременное пособие на каждого прибывающего с ним члена его семьи в размере половины месячной тарифной ставки, оклада (должностного оклада) работника (так называемые подъемные);

— оплата стоимости проезда работника и членов его семьи в пределах территории РФ по фактическим расходам, а также стоимости провоза багажа не свыше пяти тонн на семью по фактическим расходам, но не свыше тарифов, предусмотренных для перевозки железнодорожным транспортом;

— оплачиваемый отпуск продолжительностью семь календарных дней для обустройства на новом месте.

Следует иметь в виду, что указанные гарантии и компенсации предоставляются работнику только по основному месту работы.

В том случае, если члены семьи работника не прибыли вместе с ним к новому месту работы, право на оплату стоимости их проезда и провоза багажа сохраняется у них в течение одного года со дня заключения работником трудового договора.

В случае неявки на работу или отказа приступить к ней без уважительных причин работник обязан вернуть средства, выплаченные ему в связи с переездом. Работник, который не явился на работу или отказался приступить к ней по уважительным причинам, обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом понесенных уже путевых расходов.

В соответствии с указанной статьей ТК размер, условия и порядок компенсации расходов, связанных с переездом, лицам, работающим в организациях, финансируемых из бюджетов субъектов РФ, устанавливаются органами государственной власти субъектов РФ, в организациях, финансируемых из местных бюджетов, — органами местного самоуправления, у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, — коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

В качестве примера можно привести Закон Томской области от 14 мая 2005 г. N 78-ОЗ «О гарантиях и компенсациях за счет средств областного бюджета для лиц, проживающих в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера»*(31), в ст. 5 которого предусматриваются те же виды гарантий и компенсаций расходов, связанных с переездом, что и для работников организаций, финансируемых из федерального бюджета, однако размер единовременного пособия более высокий. Он составляет пять должностных окладов (пять месячных тарифных ставок), а на каждого прибывающего члена семьи работника — один должностной оклад (одна месячная тарифная ставка).

7. В соответствии с п. 8 ст. 19 Федерального закона от 25 июля 2002 г. N 113-ФЗ «Об альтернативной гражданской службе»*(32) граждане, проходящие альтернативную гражданскую службу, имеют право, в частности, на бесплатный проезд железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным (за исключением такси) транспортом к месту прохождения альтернативной гражданской службы, в связи с переводом на новое место альтернативной гражданской службы, к месту жительства при увольнении с альтернативной гражданской службы. Расходы, связанные с реализацией указанного права граждан, проходящих альтернативную гражданскую службу, компенсируются за счет средств федерального бюджета в порядке, определяемом Правительством РФ.

Правила компенсации за счет средств федерального бюджета расходов, связанных с реализацией права граждан, проходящих альтернативную гражданскую службу, на бесплатный проезд к месту прохождения альтернативной гражданской службы, в том числе в связи с переводом на новое место альтернативной гражданской службы, и к месту жительства при увольнении с альтернативной гражданской службы, утверждены постановлением Правительства РФ от 5 октября 2004 г. N 518*(33). Согласно указанным Правилам гражданам, направляемым для прохождения альтернативной гражданской службы, военными комиссариатами, в которых они состоят на воинском учете, перед осуществлением проезда выдаются воинские перевозочные документы на проезд железнодорожным, воздушным, морским, внутренним водным и автомобильным (за исключением такси) транспортом общего пользования в порядке, установленном для военнослужащих, проходящих военную службу по призыву (п. 2 Правил).

Проездные документы для проезда граждан к месту прохождения альтернативной гражданской службы выдаются в обмен на воинские перевозочные документы установленной формы транспортными организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности (п. 3 Правил).

Проездные документы, полученные в обмен на воинские перевозочные документы, по прибытии в организации, в которых граждане проходят альтернативную гражданскую службу (т.е. организации-работодатели), сдаются в трехдневный срок в отдел кадров организации-работодателя для последующей их отправки по почте в выдавшие их военные комиссариаты (п. 4 Правил).

Возмещение транспортным организациям расходов, связанных с проездом граждан к месту прохождения альтернативной гражданской службы по проездным документам, выданным в обмен на воинские перевозочные документы, осуществляется в установленном Министерством обороны РФ порядке на основании счетов, предъявляемых транспортными организациями, в соответствии с лимитами бюджетных обязательств и объемами финансирования расходов на указанные цели, учтенными на лицевом счете получателя средств федерального бюджета, открытом федеральным бюджетным учреждением, находящимся в ведении Министерства обороны РФ, в органах федерального казначейства (п. 5 Правил).

Проездные документы для проезда граждан к новому месту прохождения альтернативной гражданской службы при переводе из одной организации-работодателя в другую и к месту жительства при увольнении с альтернативной гражданской службы приобретаются организацией-работодателем по месту прохождения этими гражданами альтернативной гражданской службы с последующим возмещением расходов на приобретение проездных документов Федеральной службой по труду и занятости за счет средств федерального бюджета (п. 6 Правил).

Возмещение организациям-работодателям расходов на приобретение указанных проездных документов осуществляется в соответствии с лимитами бюджетных обязательств и объемами финансирования расходов на указанные цели, выделенными Федеральной службе по труду и занятости на текущий финансовый год.

Возмещение расходов осуществляется на основании представленных организацией-работодателем в Федеральную службу по труду и занятости заявки, счета-фактуры с приложением заверенных организацией-работодателем копий проездных документов, приказа о переводе гражданина, проходящего альтернативную гражданскую службу, из одной организации в другую или об увольнении с альтернативной гражданской службы путем перечисления средств федерального бюджета на лицевой счет, открытый организации-работодателю в органе, организующем исполнение соответствующего бюджета, или на расчетный счет, открытый организации-работодателю в кредитной организации, в размере не выше стоимости проездных документов в соответствии с категориями проезда, указанными в п. 8 Правил (п. 7 Правил).

Проездные документы выдаются в обмен на воинские перевозочные документы установленной формы, а также приобретаются организациями-работодателями в соответствии со следующими категориями проезда, установленными для военнослужащих, проходящих военную службу по призыву:

— железнодорожным транспортом — в плацкартных вагонах любой категории поезда;

— морским транспортом — на местах IV-V категории кают судов транспортных линий (при их наличии на судне);

— внутренним водным транспортом — на местах III категории кают судов транспортных маршрутов (при их наличии на судне);

— воздушным транспортом — в салонах экономического (низшего) класса самолетов;

— автомобильным транспортом — в автобусах общего типа, а при их отсутствии — в мягких автобусах (п. 8 Правил).

8. Определенные гарантии и компенсации установлены для граждан и членов их семей при переселении в сельскую местность органами Федеральной службы занятости для работы на предприятиях и в организациях агропромышленного комплекса независимо от их принадлежности и формы собственности, занимающихся производством и переработкой сельскохозяйственной продукции, а также для работы в учреждениях народного образования, культуры, здравоохранения, физической культуры и спорта, правоохранительных органах, на предприятиях торговли, общественного питания, бытового обслуживания и связи на селе.

Так, в соответствии с постановлением Правительства РФ от 25 мая 1994 г. N 533 «О льготах для граждан, переселяющихся для работы в сельскую местность»*(34) семье, заключившей договор о переселении в сельскую местность для постоянной работы, предоставлено, в частности, право на получение за счет средств федерального бюджета единовременного денежного пособия на каждого члена семьи в размере 500 руб. и оплату стоимости проезда железнодорожным транспортом, а в местностях, не имеющих этого вида сообщения, — другими видами транспорта, и провоза домашнего имущества весом до пяти тонн на семью от прежнего места жительства до места вселения.

9. В соответствии с Положением о денежном, материальном и социальном обеспечении отдельных категорий военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел и гражданского персонала, направляемых Министерством обороны Российской Федерации, Министерством внутренних дел Российской Федерации и Федеральной службой безопасности за пределы территории Российской Федерации для оказания технического содействия и исполнения иных обязанностей, утвержденным постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2007 г. N 949*(35), при первоначальном направлении за пределы территории РФ на срок не менее одного года в связи с переездом к новому месту работы работникам выплачиваются подъемное пособие и суточные за время нахождения в пути.

Подъемное пособие выплачивается работникам:

— в рублях — в размере тарифной ставки (оклада), установленной по должности, для работы в которой направляется работник, либо, если работник направляется на работу в должности, предусмотренной контрактом или договором, — в размере тарифной ставки (оклада), получаемой работником в Российской Федерации по основной (последней) должности на день убытия за пределы территории РФ;

— в иностранной валюте — в размере 50% должностного оклада.

Подъемное пособие не выплачивается работникам — гражданам РФ, принятым на работу за пределами территории РФ.

Суточные за время нахождения в пути следования к месту работы выплачиваются:

— при проезде по территории РФ — в порядке и размерах, установленных для командирования в пределах Российской Федерации законодательством РФ;

— при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, установленных для краткосрочных командировок на территории иностранного государства законодательством РФ.

При следовании из Российской Федерации день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании в Российскую Федерацию день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ при следовании за пределы территории РФ и при возвращении в Российскую Федерацию определяются по отметкам органов пограничного контроля Федеральной службы безопасности в заграничном паспорте военнослужащего (работника).

В случае вынужденной задержки в пути следования суточные за время задержки выплачиваются при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Членам семьи работника (супруге, супругу, их несовершеннолетним детям, детям старше 18 лет, ставшим инвалидами до достижения возраста 18 лет), выезжающим как вместе с работником, так и отдельно от него, суточные выплачиваются в том же порядке.

Работникам при направлении за пределы территории РФ и при возвращении в Российскую Федерацию возмещаются следующие расходы (включая расходы на переезд членов семьи):

1) на проезд воздушным и железнодорожным транспортом (работникам и членам их семей) — по тарифу экономического класса при следовании воздушным транспортом и в размере стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда при следовании железнодорожным транспортом. При следовании указанными видами транспорта в состав возмещаемых расходов включаются также расходы на уплату аэропортовых, страховых (кроме добровольных) и компенсационных сборов;

2) на проезд в аэропорт или на вокзал (в пунктах отправления или пересадок);

3) на провоз багажа весом до 80 кг на работника и на каждого члена его семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым они следуют;

4) на уплату сборов за выдачу (получение) и регистрацию служебных заграничных паспортов, за выдачу (получение) виз;

5) в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования по территории РФ (включая пограничные пункты) — в соответствии с нормами, установленными для найма жилого помещения при служебных командировках в пределах Российской Федерации, на основании документов, подтверждающих факт вынужденной задержки в пути;

6) в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования на территории иностранного государства — в размере фактических расходов, но не более установленных предельных норм для соответствующей страны (за исключением отдельных категорий работников, в отношении которых в соответствии с законодательством РФ разрешено возмещение затрат в размере фактических расходов независимо от установленных норм), на основании документов, подтверждающих факт вынужденной задержки в пути.

10. Порядок и размеры компенсации расходов, понесенных безработными гражданами в связи с направлением их на работу или обучение в другую местность (в другой населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) по предложению органов государственной службы занятости населения и по предварительной договоренности с работодателями или образовательными учреждениями установлен Правилами финансирования материальных затрат безработных граждан в связи с направлением их на работу или обучение в другую местность по предложению органов государственной службы занятости населения, утвержденными постановлением Правительства РФ от 2 июля 2007 г. N 422*(36).

Компенсация переезда из районов Крайнего Севера к новому месту жительства неработающим пенсионерам

Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и стоимости провоза багажа, связанных с переездом из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей к новому месту жительства на территории Российской Федерации, не относящемуся к указанным районам и местностям, предоставляется лицам, являющимся получателями страховых пенсий и (или) пенсий по государственному пенсионному обеспечению, не работающим по трудовым договорам, не получающим выплат и иных вознаграждений по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведений науки, литературы, искусства и не осуществляющим иной деятельности, в период которой они подлежат обязательному пенсионному страхованию в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее – пенсионеры), и членам их семей, находящимся на их иждивении (далее – члены семьи пенсионера).

Заявление о компенсации пенсионер подает после осуществления переезда в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации по новому месту жительства, в котором находится его выплатное дело.

Компенсация производится в размере:

а) фактически произведенных расходов на оплату стоимости проезда пенсионера и переезжающих вместе с ним к новому месту жительства членов семьи пенсионера, не превышающих стоимости проезда по кратчайшему маршруту или по беспересадочному маршруту следования:

• железнодорожным транспортом в поездах всех категорий, в том числе фирменных поездах в случаях, когда возможность проезда в поездах других категорий отсутствует, в вагонах всех типов, за исключением спальных вагонов с двухместными купе и вагонов повышенной комфортности (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
• морским транспортом в каютах III категории судов транспортных линий;
• внутренним водным транспортом на местах III категории судов транспортных линий;
• воздушным транспортом в салоне экономического класса (включая оплату услуг по оформлению проездных документов) при отсутствии железнодорожного сообщения, либо при меньшей стоимости авиаперелета по сравнению со стоимостью проезда железнодорожным транспортом;
• автомобильным транспортом общего пользования в междугородном сообщении;

б) фактически произведенных расходов на оплату стоимости провоза багажа пенсионера и членов семьи пенсионера весом не более 1 тонны на пенсионера и каждого выезжающего вместе с ним члена семьи пенсионера, но не более 5 тонн на семью железнодорожным, внутренним водным, морским, автомобильным транспортом (за исключением такси), но не выше установленных тарифов на перевозку багажа железнодорожным транспортом.

При отсутствии в населенном пункте по прежнему месту жительства пенсионера в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях либо на отдельных участках маршрута следования к новому месту жительства указанных видов транспорта пенсионеру и членам семьи пенсионера возмещаются в размере 100 процентов фактически произведенные расходы на провоз багажа иными транспортными средствами, в том числе воздушным транспортом, до ближайшей к прежнему месту жительства железнодорожной станции или до ближайшего морского либо речного порта, открытого для навигации в это время.

Компенсация стоимости проезда пенсионера и членов его семьи и стоимости провоза багажа личным автомобильным транспортом производится в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных кассовыми чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости, рассчитанной на основе базовых норм расхода топлива для автомобилей общего назначения, установленных Министерством транспорта Российской Федерации для соответствующих транспортных средств, и протяженности кратчайшего маршрута следования к новому месту жительства.

Возмещаем транспортные расходы сотрудникам: практические ситуации

Работодатели возмещают своим сотрудникам расходы на транспорт либо исходя из обязанности, вытекающей из Трудового кодекса РФ (при направлении в командировку, разъездном характере работу, переезде в другую местность и т.п.), либо по собственной инициативе. В последнем случае порядок компенсаций должен быть прописан в локальном нормативном акте организации. Рассмотрим бухгалтерский и налоговый учет при оплате транспортных расходов работников.

Возмещение транспортных расходов в соответствии с ТК РФ

Перечислим случаи, когда по нормам ТК РФ работодатель должен возместить транспортные расходы работника.

При направлении работника в командировку, возмещается стоимости проезда (ст. 168 ТК РФ).

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду (168.1 ТК РФ).

При переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения) (ст. 169 ТК РФ).

Лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года оплачивается стоимость проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ).

Работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию программы бакалавриата, программы специалитета или программы магистратуры по заочной форме обучения, один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно (ст. 173 ТК РФ).

Бухгалтерский учет операций, связанных с возмещением транспортных расходов

Расходы по оплате проезда работников могут отражаться как в составе расходов от обычных видов деятельности (например, если производится оплата проезда к месту командирования и обратно или если указанная оплата является частью системы оплаты труда), так и в составе прочих расходов (если оплата транспортных расходов произведена не в рамках основной деятельности организации, не предусмотрена системой оплаты труда) (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н; далее — ПБУ 10/99).

Расходы на оплату проезда работникам признаются в бухгалтерском учете единовременно (п. 18 ПБУ 10/99).

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н (далее — План счетов), для расчетов по оплате транспортных расходов могут подойти два счета:

— счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации;

— счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами.

При этом в Плане счетов не содержится четкого указания на то, на каком счете следует отразить признание задолженности перед работником по оплате транспортных расходов — на счете 70 или 73.

Кроме того, План счетов содержит счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Как разобраться, в какой ситуации использовать эти счета?

Существует три варианта:

1) оплата расходов в командировках и других затрат, по которым сотрудник предоставляет авансовые отчеты, — используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

2) если оплата проезда рассматривается работодателем как оплата труда в натуральной форме (это прописано в трудовом договоре или ЛНА), тогда следует использовать счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

3) если возмещение расходов не рассматривается работодателем как оплата труда в натуральной форме (в трудовом договоре или локальном акте нет указаний на это), тогда следует использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

При этом данные счета будут корреспондировать с затратными счетами в зависимости от назначения поездки и отдела, в котором работает сотрудник. Например, если осуществляется компенсация расходов сотрудника отдела продаж, затраты относятся на счет 44, а если расходы компенсируются сотруднику склада, это может быть и счет 20, и счет 26 — в зависимости от положений учетной политики организации.

Отражение компенсации, не являющейся частью зарплаты, на счете 70 может привести к спорам с налоговиками по поводу НДФЛ и взносов. Большинство компенсаций не облагается взносами и НДФЛ. Но если проверяющие увидят лишние суммы на счете 70, могут доначислить налог и взносы. Отбиться от таких претензий иногда получается только в суде (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 23.07.2020 № 02АП-5641/2020).

Налог на прибыль, НДФЛ и страховые взносы

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходы, учитываемые для исчисления налога на прибыль, должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. То есть для возможности учета осуществленных расходов при исчислении налога на прибыль они должны быть направлены на получение дохода.

При определении налогооблагаемой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК РФ). При этом, как сказано в п. 2 ст. 211 НК РФ, к доходам налогоплательщика в натурально форме относится, в частности, оплата за него организацией или индивидуальным предпринимателем услуг, а также оказание в его интересах услуг на безвозмездной основе или с частичной оплатой.

В то же время согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ) связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов, в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Напомним, что с 1 января 2017 г. взимание страховых взносов, кроме взносов на травматизм, регламентируется главой 34 НК РФ. Взносы на травматизм регулируются положениями Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон № 125-ФЗ).

Все выплаты в пользу работников, произведенные в рамках трудовых отношений, подлежат обложению страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Выплаты, которые не подлежат обложению страховыми взносами, перечислены в ст. 422 НК РФ и ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ. В частности, не подлежат обложению все виды компенсаций, установленные действующим законодательством, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

В то же время официальных разъяснений Минфина России или ФНС России по применению норм НК РФ о страховых взносах в настоящее время практически нет. Однако в письме от 16.11.2016 № 03-04-12/67082 финансовое ведомством указало, что по вопросам уплаты страховых взносов в 2017 г. следует руководствоваться соответствующими разъяснениями, которые ранее давал Минтруд России.

Особенности налогообложения выплачиваемых работодателем компенсаций, а также их обложения страховыми взносами рассмотрим на практических ситуациях.

Практические ситуации

Проезд работников к месту командировки и обратно

Налог на прибыль. Оплату проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возможно учесть для целей исчисления налога на прибыль, при условии, что данные расходы обоснованы и документально подтверждены (оформлен авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами о фактических расходах по проезду) (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Следует отметить, что НК РФ к командировочным расходам относит расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, но не к месту жительства (проведения отпуска).

По мнению Минфина России, изложенному в письмах от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545, от 08.12.2010 № 03-03-06/1/762, при отзыве в связи со служебной необходимостью сотрудника организации из отпуска и направлении его в место командирования из места нахождения в отпуске, а по окончании командировки возвращении обратно в место проведения отпуска оплату транспортных расходов также можно учесть для целей исчисления налога на прибыль.

Следует отметить, что контролирующие органы указывают на то, что расходы организации на проезд командированного работника от места его жительства, отличного от места постоянной работы, к месту командировки и обратно не учитываются в целях налогообложения прибыли (письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2009 № 20-15/[email protected], Минфина России от 11.06.2008 № 03-04-06-01/164).

Таким образом, организации для целей исчисления налога на прибыль не рекомендуется учитывать расходы на проезд работника из места жительства до места командировки и обратно, если место жительства отлично от места постоянной работы.

НДФЛ. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ) связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов, в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.. Таким образом, оплата проезда работникам к месту командирования и обратно обложению НДФЛ не подлежит.

При этом контролирующие органы отмечают, что если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы, и указанная оплата подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина России от 30.07.2020 № 03-04-06/37503, от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456, от 10.08.2012 № 03-04-06/6-234, от 12.09.2020 № 03-04-08/37693).

В разъяснениях контролирующих органов отсутствуют указания на то, что следует считать значительным превышением срока пребывания в командировке в сравнении со сроком, установленный приказом о командировании, приведен только пример, что к данной ситуации относится, в частности, ситуация, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования.

В то же время в официальных разъяснениях говорится о том, что если работник остается в месте командирования на выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места, куда был командирован работник, до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды, а соответственно, и не возникает объекта налогообложения по НДФЛ (письма Минфина России от 10.08.2012 № 03-04-06/6-234, от 12.09.2020 № 03-04-08/37693).

Такой же подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа страховыми взносами не облагаются (п. 2 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

Приведем схему бухгалтерских проводок, которыми оформляется возмещение расходов по проезду работников к месту командирования и обратно при предоставлении ими авансовых отчетов:

Дебет 71 Кредит 50

— выданы денежные средства под отчет на проезд сотруднику;

— отражены затраты на оплату проезда работника на основании авансового отчета с прилагаемыми к нему документами;

— отражена сумма «входного» НДС.

Дебет 68 Кредит 19

— «входной» НДС принят к вычету.

Работа в пути или работа разъездного характера

Налог на прибыль. Служебные поездки работников, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, командировками не являются, а относятся к компенсации затрат, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей.

Как сказано в письме УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061153, оплату транспортных расходов рассматриваемой категории работников следует включать в расходы на оплату труда.

Однако в ряде писем контролирующие органы указывали на то, что возмещение расходов, связанных со служебными поездками, по ст. 168.1 ТК РФ следует включать в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письма Минфина России от 18.08.2008 № 03-03-05/87, УФНС России по г. Москве от 01.03.2010 № 16-15/020874).

Таким образом, будет ли рассматриваемая компенсация относиться в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, или в состав расходов на оплату труда организации, следует закрепить в учетной политике.

Также рекомендуется закрепить размер и порядок возмещения транспортных расходов, перечень работ, профессий, должностей работников, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, утвердить формы первичных документов на основании которых данные расходы будут возмещаться (письма Минфина России от 04.06.2008 № 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 № 03-03-06/1/302, УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061153).

НДФЛ. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов), не подлежит обложению НДФЛ.

Обращаем внимание на разъяснения контролирующих органов, согласно которым не облагается НДФЛ возмещение расходов работодателем работнику, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (письма Минфина России от 29.04.2020 № 03-03-06/1/24840, от 15.09.2020 № 03-03-06/4/46131, от 14.07.2020 N 03-03-06/4/34093, от 22.01.2020 N 03-04-06/1626).

Следует отметить, что надбавка к зарплате за разъездной характер работы не является компенсационной выплатой, связанной с разъездным характером работы, а представляет собой доплату за особые условия труда (письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19). Если работникам, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, выплачивается такая надбавка, она облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76).

Таким образом, компенсация транспортных расходов не облагается НДФЛ, а надбавка — облагается.

Страховые взносы. Подпунктом 2 п. 1 ст. 422 НК РФ и подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ предусмотрено, что страховыми взносами не облагаются компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, к которым, в частности, можно отнести оплату проезда работникам, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, а также оплату проезда для встреч с клиентами и деловыми партнерами или для встреч с будущими клиентами других категорий работников.

Минфин России в письме от 19.06.2017 № 03-04-06/38080 на основании норм ст. 420, 421, 422 НК РФ и ст. 168, 168.1 ТК РФ сделал вывод, что если работа по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, ЛНА, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами на основании абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, в размерах, установленных ЛНА или трудовым договором.

Подобный вывод содержится в письме Минфина России от 14.04.2017 № 03-04-06/22286.

Таким образом, для того чтобы компенсация расходов на проезд работникам, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, не облагалась страховыми взносами, необходимо выполнение двух условий:

— в коллективном или трудовом договоре либо в ЛНА должно быть закреплено условие о том, что работа физического лица по занимаемой должности носит разъездной характер;

— в трудовом договоре или ЛНА установлен размер компенсации.

Приведем схему бухгалтерских проводок для рассматриваемой ситуации (при предоставлении работниками авансовых отчетов):

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 71

Переезд работника в другую местность

Как сказано в ст. 169 ТК РФ, порядок и размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность работникам других работодателей определяются коллективным договором или ЛНА либо по соглашению сторон трудового договора, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Важно: на момент переезда по предварительной договоренности на работу в другую местность работник уже должен состоять в трудовых отношениях с работодателем.

Налог на прибыль. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся суммы выплаченных подъемных в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. В разъяснениях Минфина России компенсация транспортных расходов при переезде работника на работу в другую местность, в частности, квалифицируется как подъемные (письма от 17.01.2006 № 03-03-04/1/30, от 14.03.2006 № 03-03-04/2/72).

Следует отметить, что п. 37 ст. 270 НК РФ установлено, что организация не может учесть для целей исчисления налога на прибыль расходы в виде сумм выплаченных подъемных сверх норм, установленных законодательством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 02.04.2003 № 187 (далее — постановление № 187) утвержден размер возмещения расходов в связи с переездом в другую местность для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. Данным постановлением установлен размер возмещения расходов в связи с переездом в другую местность только для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета.

В пункте 7 постановления № 187 сказано, что оно не применяется к категориям работников, для которых в соответствии с законодательством РФ предусмотрены иные размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность.

Налоговым законодательством нормы выплачиваемых подъемных не определены.

Исходя из норм ст. 169 ТК РФ работодатели — коммерческие организации определяют величину подъемных в своих ЛНА. А значит, подъемные, в том числе возмещение транспортных расходов при переезде работника на работу в другую местность, будут учитываться в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль в размере, определенном сторонами трудового договора. Данное мнение также было высказано специалистами финансового ведомства в письмах от 15.05.2020 № 03-03-06/1/16789, от 13.02.2012 № 03-04-06/6-35, от 23.11.2011 № 03-03-06/1/773, от 17.01.2011 № 03-04-06/6-1.

НДФЛ. На основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежит обложению НДФЛ оплата в соответствии со ст. 169 ТК РФ проезда работнику при переезде по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность.

Как сказано в письме Минфина России от 26.05.2008 № 03-04-06-01/14, суммы возмещения организацией стоимости проезда работника и членов его семьи к месту работы, производимого в связи с переездом на работу в другую местность, на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ в размерах, установленных соглашением сторон трудового договора.

Такая же позиция изложена в письмах Минфина России от 30.05.2007 № 03-04-06-01/165 и от 18.04.2007 № 03-04-06-01/123.

Страховые взносы. Подпунктом 2 п. 1 ст. 422 НК РФ и подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ предусмотрено, что страховыми взносами не облагаются компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей в том числе в связи с переездом на работу в другую местность.

Таким образом, оплата транспортных расходов при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность страховыми взносами не облагается.

Приведем бухгалтерские проводки для данной ситуации при условии, что в коллективном (трудовом) договоре не сказано, что такая выплата является частью оплаты труда сотрудника:

— стоимость проезда выплачена работнику.

Проезд работников-северян к месту отдыха и обратно

Речь идет о возмещении лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно в соответствии с коллективным договором и положением об оплате труда оплата. Данная выплата не является частью оплаты труда.

Налог на прибыль. Фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном работодателем, в соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ относятся к расходам на оплату труда.

Как сказано в письмо Минфина России от 22.07.2016 № 03-03-06/3/43106, размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, не относящихся к бюджетной сфере, определяются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

Таким образом, компенсацию лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно можно учесть для целей исчисления налога на прибыль при условии, что размер, условия и порядок такой компенсации определяются коллективными договорами, ЛНА, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

НДФЛ. По вопросу обложения НДФЛ оплаты лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, один раз в два года стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно, в письме Минфина России от 13.08.2012 № 03-04-06/1-239 даны следующие разъяснения.

Перечень доходов, освобождаемых от налогообложения, содержится в ст. 217 НК РФ. Положений, непосредственно предусматривающих освобождение от налогообложения сумм оплаты работодателем проезда к месту проведения отпуска и обратно лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, ст. 217 НК РФ не содержит.

Вместе с тем при рассмотрении данного вопроса, по мнению Минфина России, следует руководствоваться решениями судебных органов, предусматривающими освобождение от обложения НДФЛ рассматриваемых выплат.

С учетом нормы ст. 325 ТК РФ оплата работодателем работникам и неработающим членам их семей стоимости проезда к месту проведения отпуска, производимая чаще одного раза в два года в соответствии с коллективным договором, ЛНА организации, трудовыми договорами, не подлежит обложению НДФЛ. Аналогичные разъяснения содержатся и в письмах Минфина России от 21.10.2011 № 03-04-06/6-281, от 05.04.2011 № 03-04-05/6-224, от 08.11.2010 № 03-03-06/1/697, от 05.08.2010 № 03-04-06/6-164, ФНС России от 27.07.2009 № 3-5-01/[email protected]).

Таким образом, оплата работодателем работникам стоимости проезда к месту проведения отпуска один раза в два года или чаще, при условии, что она предусмотрена коллективным договором, ЛНА, трудовыми договорами, не подлежит обложению НДФЛ.

Страховые взносы. Оплата в соответствии с законодательством РФ, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами стоимости проезда к расположенному в РФ месту проведения отпуска и обратно и стоимости провоза багажа весом до 30 кг лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера (в приравненных к ним местностях), страховыми взносами не облагаются (подп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ. подп. 8 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

Также следует отметить, что на данный момент отсутствуют какие-либо разъяснения контролирующих органов в части возможности необходимости обложения страховыми взносами компенсации платы лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно чаще чем один раз в два года.

В то же время по аналогии с разъяснениями, данными в этой ситуации в отношении порядка исчисления НДФЛ (например, в письме Минфина России от 13.08.2012 № 03-04-06/1-239), считаем, что с оплаты лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, чаше чем один раз в два года стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно можно не исчислять страховые взносы при условии, что размер, условия и порядок указанной компенсации определяются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.

Однако по причине отсутствия разъяснений в рассматриваемой ситуации не исключен риска споров с контролирующими органами по вопросу корректности исчисления страховых взносов.

Выплата компенсации отражается следующими бухгалтерскими записями:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 73

Дебет 73 Кредит 51 (50)

— компенсация стоимости проезда выплачена работнику,

Оплата поездок работников на корпоративное мероприятие и иных поездок по личным нуждам

Налог на прибыль. Расходы на проезд сотрудников на корпоративные мероприятия организации и поездки по личным нуждам сотрудников не являются экономически обоснованными, так как не связаны со служебными обязанностями работников и деятельностью организации. Поэтому во избежание рисков споров с контролирующими органами рекомендуем не учитывать такие расходы для целей исчисления налога на прибыль (ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

НДФЛ. Оплата проезда работников на корпоративные мероприятия и иных поездок по личным нуждам в соответствии со ст. 211 НК РФ является доходом работника, полученным в натуральной форме. Но если у организации нет возможности персонифицировать доход каждого работника, облагать его НДФЛ не нужно.

Страховые взносы. В базу для начисления страховых взносов включаются также выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг). Такие выплаты учитываются как стоимость этих товаров (работ, услуг) на день их выплаты, исчисленная исходя из договорной цены (п. 7 ст. 421 НК РФ, п. 3 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Также в п. 4 письма Минтруда России от 24.05.2020 № 14-1-1061 сказано следующее. Учитывая, что расходы организации на проведение корпоративных мероприятий по случаю праздников не являются адресными выплатами в пользу конкретных работников, сумма оплаты организацией данных мероприятий не признается объектом обложения страховыми взносами. Напомним, что Минфин России допустил использование разъяснений Минтруда России в отношении исчисления и уплаты страховых взносов после 1 января 2017 г. (см. письмо от 16.11.2016 № 03-04-12/67082).

Таким образом, если у организации нет возможности персонифицировать доход каждого работника, облагать страховыми взносами оплату проезда работников на корпоративные мероприятия и иных поездок по личным нуждам не нужно.

Операции, связанные с оплатой проезда работников на корпоративное мероприятие, в бухгалтерском учете отражаются следующим образом:

Дебет 91 Кредит 60

— отражены расходы на перевозку сотрудников на корпоративные мероприятия;

Дебет 19 Кредит 71

— отражена сумма «входного» НДС;

Дебет 91 Кредит 19

— «входной» НДС не может быть принят к вычету, так как корпоративные мероприятия осуществляются не в рамках деятельности, облагаемой НДС, поэтому «входной» НДС отражается в составе прочих расходов;

Дебет 60 Кредит 51

— погашена задолженность перед транспортной компанией.

При этом если указанные сотрудники, которым был оплачен проезд, могут быть идентифицированы, необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы:

Дебет 70 Кредит 68

— начислен НДФЛ с стоимости проезда в отношении каждого из поехавших на корпоративное мероприятие работников;

Дебет 91 Кредит 69

— отражено начисление страховых взносов с оплаты проезда в отношении каждого сотрудника.

Оплата труда в натуральной форме: практические ситуации

Компенсация стоимости проезда к месту работы и обратно

В ситуации, когда работодатель компенсирует работнику стоимость проезда к месту работы и обратно, такая компенсация должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором и является оплатой труда в натуральной форме.

Налог на прибыль. Пунктом 26 ст. 270 НК РФ предусмотрено, что при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается оплата проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Таким образом, НК РФ предусмотрена возможность учесть в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль оплату проезда работников к месту работы и обратно при следующих условиях;

— указанные расходы обусловлены технологическими особенностями производства,

— указанные расходы предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами как система оплаты труда.

Налоговый кодекс РФ не содержит требования в отношении того, чтобы названные условия выполнялись единовременно. Однако Минфин России неоднократно указывал на то, что выполняться должны оба условия (см. письма от 22.12.2016 № 03-04-06/77047, от 27.11.2020 № 03-03-06/1/69181).

В письме Минфина России от 21.04.2020 № 03-03-06/1/18198 сказано следующее. Поскольку доставка работников в рассматриваемом случае обусловлена удаленностью от населенных пунктов и труднодоступностью мест работы и работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом, организация проезда работников на служебных автобусах от места жительства до места работы и обратно не приводит к возникновению у работников организации экономической выгоды (дохода), соответственно, стоимость такого проезда не является объектом обложения НДФЛ.

В данном письме финансовое ведомство при рассмотрении вопроса оплаты проезда работникам ссылается на п. 25 ст. 255 НК РФ.

В письме Минфина России от 21.01.2020 № 03-03-06/1/18, в котором указывается, что для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль на затраты на оплату транспортных расходов сотрудникам помимо наличия в трудовом (коллективном) договоре условия об указанной оплате должно выполняться также условие, что доставка должна быть связана с технологическими особенностями производства — если у работников отсутствует возможность добраться до производственной или офисной территории общественным транспортом.

В письме УФНС России по г. Москве от 02.09.2008 № 21-11/[email protected] указывается, что затраты на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, предусмотренные коллективным и (или) трудовыми договорами, рассматриваются в качестве расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, если являются частью системы оплаты труда.

В то же время в судебной практике встречается позиция, согласно которой расходы признаются, если они обусловлены технологическими особенностями производства. Эта позиция, в частности, приведена в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 10.12.2020 по делу № А13-6206/2012, Дальневосточного округа от 20.05.2011 № Ф03-2085/2011 по делу № А59-3144/2010, Восточно-Сибирского округа от 27.09.2010 по делу № А33-18167/2008.

Таким образом, несмотря на то, что НК РФ не содержит условий обязательного выполнения обоих пунктов для признания рассматриваемых расходов, с учетом разъяснений налоговиков и судебной практики более безопасно учитывать их при выполнении одновременно двух условий:

— оплата транспортных расходов обусловлена технологическими особенностями производства (отсутствует возможность добраться до места работы общественным транспортом);

— указанные расходы предусмотрены трудовыми договорами и/или коллективным договорами.

Важно: оплата проезда работникам (доставка) к месту работы и обратно будет относиться именно к расходами на оплату труда.

НДФЛ. В разъяснениях контролирующих органов в части обложения НДФЛ оплаты работникам проезда (доставки) к месту работы и обратно сказано, что если работники не могут добираться общественным транспортом до работы, объекта налогообложения по НДФЛ не возникает (письма Минфина России от 06.03.2020 № 03-04-06/6715, от 24.11.2011 № 03-03-06/1/778, от 20.10.2011 № 03-03-06/1/680).

Если же работник имеет возможность добраться до места работы на общественном транспорте, оплата транспортных расходов будет признаваться доходом в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина России от 12.10.2011 № 03-04-05/6-728, от 17.07.2007 № 03-04-06-01/247). Поэтому организации следует вести персонифицированный учет сотрудников, которым оплачивается проезд, и расчет суммы оплаты такого проезда, включаемой в налоговую базу по отдельному сотруднику. Такие положения содержатся в письмах Минфина России от 18.05.2006 № 03-05-01-04/110, от 18.05.2006 № 03-05-01-04/128.

Суды в этом вопросе поддерживают мнение налоговиков (см. постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.12.2008 № А19-5369/08-30-Ф02-5939/08, Уральского округа от 29.01.2008 № Ф09-9195/07-С2).

Страховые взносы. Как уже говорилось, официальных разъяснений Минфина России или ФНС России по нормам НК РФ в настоящее время нет. Поэтому, руководствуясь письмом Минфина России от 16.11.2016 № 03-04-12/67082, обратимся к письму Минтруда России от 13.05.2020 № 17-4/ООГ-367. В нем сказано, что компенсация работникам стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…» не поименована и поэтому подлежит обложению страховыми взносами.

По аналогии можно сделать вывод, что поскольку в ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ оплата (компенсация) проезда работникам не поименована, с указанной оплаты (компенсации) следует исчислять страховые взносы «на травматизм».

Таким образом, с учетом приведенных разъяснений можно прийти к заключению, что компенсация стоимости проезда работникам к месту работы и обратно подлежит обложению страховыми взносами и взносами на травматизм.

Бухгалтерские записи будут следующими:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 70

— начислена компенсация стоимости проезда;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 69

— начислены страховые взносы с компенсации стоимости проезда;

— удержан НДФЛ с компенсации стоимости проезда;

Дебет 70 Кредит 51 (50)

— компенсация стоимости проезда выплачена работнику.