Содержание:
Составляем доверенность на получение материальных ценностей
Что можно считать доверенностью
С точки зрения закона, это письменное уполномочие, которое одно лицо выдало другому лицу (или лицам) для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ).
Если говорить о документе, который нужно подготовить для сотрудника организации, чтобы тот мог получить купленные товары, он составляется в единственном экземпляре уполномоченным работником бухгалтерии и выдается на руки человеку, который будет представлять это учреждение и получать у поставщика купленные товарно-материальные ценности (далее по тексту — ТМЦ) по соответствующему договору.
До 06.06.2011 было запрещено выдавать такой документ на имя человека, который не работает в организации. Однако решением Верховного Суда РФ от 06.06.2011 № ГКПИ11-617 это требование было отменено.
Форма доверенности на получение материальных ценностей
Деятельность любой организации государственного сектора строго регламентируется. Поэтому и бланки первичных учетных документов для них устанавливаются строго в соответствии с законодательством России (приказ Минфина от 30.03.2020 № 52н). Однако доверенность на получение ТМЦ — исключение. Для нее не утверждена первичная форма, обязательная к применению органами государственного сектора.
В такой ситуации у организации есть два варианта:
Можно разработать собственный бланк и, утвердив ее в учетной политике, использовать в хозяйственной деятельности (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Главное, чтобы он содержал все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ:
Унифицированная форма
Федеральное законодательство не запрещает применять первичные формы, которые действовали до вступления в силу закона № 402-ФЗ. Главное, чтобы они не противоречили действующему законодательству.
К таким относятся межотраслевые первичные формы, утвержденные в альбомах Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а:
Их также необходимо утвердить внутренним актом.
Делая выбор, необходимо помнить, что № М-2а применяется организациями, у которых получение материальных ценностей носит массовый характер.
В дальнейшем в настоящей статье будет использована форма М-2 (с корешком об использовании). После получения материальных ценностей отрывной корешок нужно сдать обратно в бухгалтерскую или другую ответственную службу.
Бланк доверенности на получение товара
Инструкция по заполнению доверенности на получение материальных ценностей
Выше вы смогли скачать бланк доверенности на получение материальных ценностей, а теперь рассмотрим, как он заполняется на конкретном примере (№ М-2).
Оформляет ее уполномоченный работник бухгалтерской или другой ответственной службы учреждения на основании документов поставщика (наряда, счета, договора, заказа, соглашения и т.п.). Необходимо отразить паспортные данные лица, на которого она выписывается.
Вначале заполняется лицевая сторона.
Шаг 1. Заполняются реквизиты учреждения, номер, дата выдачи и срок выдачи.
Шаг 2. Заполняются поле «Должность» и паспортные данные представителя учреждения.
Шаг 3. Заполняются реквизиты поставщика, номера и даты приходных документов.
Затем заполняется оборотная сторона.
Шаг 4. Если в документах поставщика отражены наименования и количество материальных ценностей, которые нужно получить, то заполнять всю таблицу нет необходимости. Достаточно указать наименование приходного документа, единицу измерения и общую сумму цифрами и прописью. В противном случае таблица должна быть заполнена по каждому наименованию материальных ценностей.
Шаг 5. Лицо, на которого оформляется доверенность на получение материальных ценностей, оставляет образец личной подписи.
Шаг 6. Проставляются подписи ответственных лиц организации и их расшифровки.
Шаг 7. Заполняются реквизиты в отрывном корешке (для № М-2): номер, дата выдачи и срок действия, должность и ФИО лица, ее получившего, и расписка в получении. Затем указывается наименование поставщика и приходных документов от него.
При выдаче доверенности по форме М-2а все действия по Шагу 7 отражаются в Журнале учета.
Образец доверенности на получение товара
Учреждения и организации, у которых получение материальных ценностей носит массовый характер, могут применять № М-2а. В остальных случаях допустимо использовать № М-2. Документы по форме № М-2 можно не учитывать, они регистрируются на отрывном корешке.
Для учета № М-2а бухгалтерская или другая ответственная служба регистрирует выдачу в журнале «Учет выданных доверенностей». Перед использованием журнал нужно прошнуровать и пронумеровать. Шаблон журнала учета утвержден Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 и имеет следующий вид:
Срок, на который выдается документ, составляет, как правило, 15 дней. При получении материальных ценностей в порядке плановых платежей (например, по договору поставки) ее можно выдавать на календарный месяц.
Особенности годовой доверенности на получение ТМЦ и образец документа для скачивания
Официальным представителем любой компании, наделенным всеми полномочиями без дополнительного подтверждения, является генеральный директор.
Непосредственно, руководитель несет ответственность за все направления деятельности организации. Но так как директор физически всего успеть не может, вынужден делегировать обязанности другим сотрудникам.
Одной из областей деятельности организации, в которой необходимо подтверждение полномочий работника, связано с товарооборотом. Полномочия сотрудника, наделенного правом заниматься товарооборотом, подтверждается доверенностью на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу юридическую проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-50-73 . Это быстро и бесплатно !
Особенности письменного полномочия на товарно-материальные ценности
Согласно п.1 ст. 185 ГК РФ Доверенностью признается письменное полномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. По сути, доверенность ТМЦ – документ, подтверждающий полномочия должностного лица на получение ТМЦ от продавца на основании договора поставки (купли-продажи) товара.
Оформление допускается, как на покупателя, так и продавца, с целью обеспечить правовую безопасность обеим сторонам. Данная бумага необходима:
ТМЦ могут передаваться покупателю от продавца на территории покупателя. Продавец доставляет товар собственными силами.- ТМЦ могут получаться на территории (складе) поставщика. В данной ситуации продавец обязан проверить полномочия доверенного лица.
- ТМЦ могут передаваться на нейтральной территории. Условия передачи товара прописываются в договоре поставки.
- Допускается оформление доверенности ТМЦ на любого сотрудника компании.
- Не запрещено оформление доверенности стороннему лицу (родственнику, приятелю и т.п.). Но в этом случае, у аудиторов, при обнаружении данного факта, возникнет вопрос, на каком основании доверенное лицо оказывает услуги. Безвозмездное оказание услуг может навести на мысль о неофициальном трудоустройстве или заработной плате в «конверте».
- Случается, что подобные документы выписываются на курьеров логистических фирм, на которых возлагаются обязанности по доставке товара. В этой ситуации, правовые отношения регулируются договором на оказание транспортно-логистических услуг.
- Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.
- Бланк по форме М2 оформляется на получение товара у поставщика, с которым договор заключен впервые, либо деловые отношения носят периодический характер.
- Бланк по форме М-2а применяется, если у предприятия получение товара носит плановый или массовый характер.
- Наименование компании.
- Наименование документа.
- Порядковый номер (указывать не обязательно, но желательно).
- Место выдачи (населенный пункт).
- Дата совершения, прописью указывается число, месяц, год (заполнять строго обязательно! Иначе, доверенность признается ничтожной).
- Текст доверенности, который включает в себя:
- Наименование фирмы – доверителя, ОГРН, ИНН, адрес.
- Данные лица (ФИО, должность), подписывающего доверенность от имени фирмы.
- Данные доверенного лица (ФИО, паспортные данные, адрес регистрации по месту жительства).
Перечень полномочий, для совершения которых выдается доверенность (можно конкретизировать). Указание на третье лицо, перед которым будут представлены интересы доверителя.- Срок действия доверенности.
- Сведения о праве передоверия полномочий (если такое право предоставляется).
- Подпись лица, на которое оформляется данный документ.
- Подпись директора и главного (старшего) бухгалтера.
- Печать компании.
- Получать ТМЦ по Договору поставки от № 21 от 01.07.2017г.
- Получать необходимые документы на товар (товарные накладные, счет-фактуры, сертификаты соответствия и др.).
- Подписывать накладные, по которым был получен товар.
- По окончанию срока действия документ возвращается в организацию. Данный факт фиксируется в соответствующем журнале.
- Доверенность может быть аннулирована, если доверенное лицо было лишено права получить ценности. Компания обязана уведомить об этом поставщика и лицо, на которое ранее оформлялся документ. В случае, выдачи материальных ценностей на основании просроченной или аннулированной доверенности, такая сделка будет считаться незаконной.
- оформлен посредством внесения необходимых сведений в стандартные бланки М-2 и М-2а, введенные постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а;
- составлен в свободной форме.
- Составляться в простой письменной форме (п. 1 ст. 185 ГК РФ).
- Содержать следующую информацию:
- название документа, его номер и дату выдачи прописью (без указания даты составления доверенность признается ничтожной (п. 1 ст. 186 ГК РФ));
- место выдачи документа;
- наименование организации-доверителя, ее ИНН, ОГРН, место и дата регистрации, наименование регистрирующего органа, юридический адрес, должность, Ф. И. О. уполномоченного лица, наименование и реквизиты документа, на основании которого указанное лицо реализует свои полномочия;
- данные доверенного лица: Ф. И. О., дата рождения, реквизиты паспорта, адрес проживания;
- перечень полномочий и действий, которые организация доверяет совершить представителю (может быть конкретизировано, что доверенность дает лицу право на получение конкретного товара или в определенную дату, по отдельному договору купли-продажи и т. д.);
- срок действия (при отсутствии такого указания документ действует в течение 1 года с даты выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ);
- возможность/ невозможность передоверия;
- образец подписи представителя.
- ОКПО организации, ее название.
- Номер доверенности, место и дата выдачи прописью.
- Срок действия определяется в соответствии с производственной необходимостью — на разовое получение ТМЦ или на конкретный период. Для удобства ведения бухгалтерского учета обычно устанавливается срок 1 месяц, но это необязательное требование.
- Сведения о потребителе (т. е. получателе) и плательщике: полное наименование и почтовый адрес. Если данные роли исполняет одно и то же лицо, то во 2-й строке пишется: «Он же». Рекомендуется также указать ИНН организации.
- Номер расчетного счета в банке и наименование банка (полностью).
- Должность, полностью Ф. И. О. и реквизиты паспорта лица, получающего полномочия.
- Название поставляющего матценности или товар лица и реквизиты документа — основания для передачи ТМЦ (например, договор купли-продажи № … от …» и т. д.).
- В таблице перечисляются все ТМЦ, которые представителю предстоит принять. Если остаются пустые поля, в них следует поставить прочерки.
- Подпись доверенного лица.
- номер и дата выдачи;
- период действия (вписать, до какого числа);
- должность, Ф. И. О. представителя, его подпись;
- название поставщика;
- в столбце 7 — наименование и реквизиты документации, служащей основанием для приема ТМЦ представителем;
- в столбце 8 — реквизиты документа, подтверждающего исполнение поручения (например, накладная № … от …).
- контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;
- инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке представления бухгалтерии документов о выполнении поручений по доверенности;
- своевременный контроль за использованием доверенностей, осуществляемый на основе приходных документов (приходных ордеров, приемных актов и т. п.);
- контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности при ее неиспользовании.
- предъявления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;
- предъявления доверенности, имеющей поправки и помарки;
- непредъявления паспорта, указанного в доверенности;
- окончания срока, на который выдана доверенность;
- получения сообщения получателя об аннулировании доверенности.
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи этих лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.
А при необходимости получения материальных ценностей в разных местах (складах) от одного поставщика, применительно оформление нескольких документов.
Доверенность ТМЦ не налагает на получателя материальной ответственности, что может повлечь за собой некоторые риски.
Может ли выдаваться на год?
Согласно ст.186 ГК РФ, если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Следовательно, Закон не ограничивает срок, на который может быть выдан данный документ, что несомненно, будет способствовать устойчивости товарооборота. Получается, доверенность на получение товарно-материальных ценностей может быть и годовой в том числе.
Статья 186 ГК РФ. Срок доверенности
-
Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.
Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
Доверенность на получение ТМЦ заполнятся бухгалтером, сотрудником отдела документооборота или любым другим ответственным работником. Допускается оформление как от руки, так и в электронном виде.
Составление доверенности ТМЦ – ответственная операция, требующая определенных знаний и навыков. Поэтому данную функцию должен осуществлять квалифицированный сотрудник, который сможет правильно заполнить всю необходимую информацию.
Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а разработал две регламентированные формы доверенностей на получение ТМЦ форма № М-2 и форма № М-2а.
Пошаговое заполнение
Если в бланке присутствуют незаполненные строки, ставится прочерк большим зигзагом. Ниже документ подписывается доверенном лицом, что подтверждает получение им данной доверенности.
г. Санкт-Петербург Первое февраля две тысячи восемнадцатого года
Настоящим, ООО «Метиз88» ИНН 7811231201, ОГРН 1037700211377, юридический адрес: 193232 г. Санкт-Петербург, ул. Московская, д.21, в лице Генерального директора Величко Виталия Александровича, действующего на основании Устава, уполномочивает
менеджера по закупкам Луц Ольгу Петровну (паспорт 4501 1249, выдан ТП 21 по Невскому району СПб и ЛО, 01.08.2008г, зарегистрированную по адресу: г.Санкт-Петербург, Морской пр-т, 89, кв.23) представлять интересы Общества в ООО «Поставщик», для чего ей предоставляются права:
Доверенность выдана без права передоверия.
Луц О.П. удостоверяю.
Подписи руководителя и главного бухгалтера.
О том, как заполнить доверенность на получение товарно-материальных ценностей, читайте тут.
Способы удостоверения
Доверенность заверяется руководителем компании и главным бухгалтером.
Как быть по истечении срока действия?
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу юридическую проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 938-50-73 (Москва)
+7 (812) 467-38-70 (Санкт-Петербург)
Доверенность на получение материальных ценностей — бланк
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ)
Названный документ может быть:
Законодательством не ограничен перечень лиц, которым предоставляется доверенность на ТМЦ. Это может быть как сотрудник юрлица — получателя матценностей, так и лицо, не имеющее трудовых отношений с данной организацией (данное утверждение относится и к типовой доверенности на получение материальных ценностей в связи с утратой силы инструкцией Минфина СССР «О порядке выдачи…» от 14.01.1967 № 17).
Полномочия лица совершать действия от имени организации могут вытекать из обстановки, в которой производится передача ТМЦ (п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ). Например, согласно условиям соглашения продавец обязан доставить товар на территорию складских помещений покупателя. Сотрудники упомянутого склада числятся в штате организации и несут соответствующую материальную ответственность. В данной ситуации можно передать ТМЦ без запроса доверенности на получение материальных ценностей. То же касается и передачи ТМЦ кассиру или продавцу в магазине розничной торговли и т. д.
О том как правильно составить доверенность на получение груза читайте в статье Как оформить доверенность на получение груза – образец?
Правила оформления доверенности на получение ТМЦ в свободной форме (образец)
Данный документ должен быть оформлен в соответствии с нормами гражданского законодательства:
Доверенность удостоверяется лицом, которое вправе действовать от имени организации без доверенности. Требование о наличии в доверенности печати в настоящий момент гражданским законодательством не предъявляется, однако рекомендуется ее проставить (при наличии).
Образец доверенности на получение ТМЦ можно скачать ниже:
Где скачать унифицированный бланк доверенности на получение материальных ценностей
Бланк доверенности на ТМЦ по форме М-2 применяется для разового поручения, по форме М-2а — при регулярной передаче матценностей.
Бланк доверенности на получение материальных ценностей заполняется следующим образом.
Доверенность удостоверяется подписью руководителя юрлица. ГК РФ отменена необходимость ее заверки подписью главного бухгалтера и скрепление печатью организации, однако рекомендуется по возможности проставлять их в предусмотренных в бланке местах.
Скачать доверенность на получение материальных ценностей установленного образца можно ниже:
Доверенность на получение ТМЦ (бланк М-2): оборотная сторона
Образец доверенности на ТМЦ по форме М-2 требует также заполнения специального корешка, включенного в унифицированную форму. В нем указываются все основные реквизиты выдаваемой доверенности на разовое получение ТМЦ:
Такие корешки от разовых доверенностей стандартного образца сохраняются в типографской книжке (для этого на бланке доверенности на получение материальных ценностей предусмотрена линия отреза). По данным корешкам можно отследить каждый выданный бланк и результат его использования.
Таким образом, доверенность на получение материальных ценностей может быть составлена как в свободной форме, так и посредством заполнения специальных стандартных бланков. В соответствии с действующим законодательством круг лиц, которым может быть выдан данный документ, не ограничивается сотрудниками организации-доверителя.
Доверенность на получение материальных ценностей: требования к оформлению и использованию
Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу должны быть выданы соответствующие документы, подтверждающие его полномочия по получению и приемке ценностей.
При оформлении документов на получение материалов в силу требований п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны использовать утвержденные в установленном порядке унифицированные формы документов.
Документом, подтверждающим право представителя организации на получение товарно-материальных ценностей, является доверенность. В настоящее время такого рода доверенности оформляются по типовым формам № М-2 или № М-2а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а.
Оформляются эти формы в соответствии с Указаниями, утвержденными тем же Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а, а также с учетом положений п. 5 ст. 185 ГК РФ и Инструкции о порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности, сообщенной Письмом Минфина СССР от 14.01.67 № 17 (далее — Инструкция № 17). При этом данная Инструкция в настоящее время применяется в части, не противоречащей ГК РФ и Закону о бухгалтерском учете.
Рассмотрим порядок заполнения доверенности по форме № М-2. Указанная форма получила большое распространение, так как не требует заведения специального журнала учета выданных доверенностей. Доверенность же по форме № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. При этом выдачу доверенностей по форме № М-2а осуществляют с регистрацией в специально заводимом, пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Примерная форма такого журнала приведена в Инструкции № 17.
Отрывная часть доверенности, выдаваемая уполномоченному сотруднику организации
На лицевой стороне доверенности по строке «Организация» приводится полное или сокращенное (согласно учредительным документам) наименование организации, выписывающей доверенность.
По строке «Доверенность №» проставляется очередной номер выписываемой доверенности (следующий номер по книге доверенностей, определяемый по корешку предыдущей доверенности). Доверенности регистрируются бухгалтерией организации или иными подразделениями, уполномоченными на выписку доверенностей в соответствии со специальным приказом (распоряжением) администрации.
По строке «Дата выдачи» проставляется фактическая дата выдачи доверенности. Необходимо учитывать, что та доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, считается недействительной и соответственно представителю организации по этому основанию может быть отказано в получении материальных ценностей.
По строке «Доверенность действительна до» приводится дата, до которой действительна выдаваемая доверенность. При этом срок, на который может быть выдана доверенность, устанавливается организацией самостоятельно. Как правило, срок устанавливается до 15 календарных дней, а в случае постоянных (плановых) расчетов — до одного календарного месяца.
Как указано в Инструкции № 17, срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, например на систематическое получение продуктов питания для детских учреждений, допускается выдавать на весь календарный месяц.
При лишении доверенного лица права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек, необходимо истребовать у такого лица ранее выданные доверенности. При этом необходимо также известить поставщиков об аннулировании выданных доверенностей.
По строке «Наименование потребителя и его адрес» указываются наименование и адрес организации или ее структурного подразделения, в пользу которого должны быть отгружены (выданы) поставщиком товарно-материальные ценности.
По строке «Наименование плательщика и его адрес» приводятся наименование и адрес организации или ее структурного подразделения, которое произвело (будет производить) оплату товарно-материальных ценностей.
По строке «Счет № в наименование банка» приводятся банковские реквизиты организации — плательщика поставляемых товарно-материальных ценностей.
В реквизите «Доверенность выдана» указываются должность, фамилия, имя и отчество уполномоченного лица, которому поручено получение от поставщика материальных ценностей.
При этом необходимо учитывать, что не допускается выдача доверенностей лицам, не работающим в организации.
В том случае, если материальные ценности будет получать непосредственно сам руководитель организации, доверенность не требуется. Однако полномочия руководителя придется подтверждать документом, удостоверяющим личность, а роспись в получении ценностей — оттиском печати организации.
По строке «Паспорт» приводятся реквизиты документа, удостоверяющего личность должностного лица, которому поручено получение от поставщика материальных ценностей.
В реквизите «На получение от наименование поставщика» указывается наименование организации, поставляющей товарно-материальные ценности, от которой будут получаться материальные ценности по доверенности.
По строке «Материальных ценностей по» достаточно указать наименование документа, определяющего обязанности поставщика отгрузить товарно-материальные ценности. Ими могут быть договор, счет, счет-фактура и т.п.
Доверенности выдаются на получение товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу. В случаях когда доверенное лицо должно получать требуемые товары, материалы или продукты в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим заменяющим их документам, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов или несколько доверенностей, если товарно-материальные ценности необходимо получать на нескольких складах.
Обратная сторона части доверенности, выдаваемой уполномоченному сотруднику организации
В графе «Номер по порядку» следует указать порядковый номер строки таблицы оборотной стороны доверенности.
В графе «Материальные ценности» приводится наименование материальных ценностей, подлежащих получению от поставщика. При этом перечень подлежащих получению товарно-материальных ценностей, предусмотренных на оборотной стороне доверенности, заполняется в случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т. п.), указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количество подлежащих к получению ценностей. Если же в указанных документах указанные данные (наименование и количество) приведены, то таблица на оборотной стороне доверенности может быть прочеркнута.
В графе «Единица измерения» указывается единица подлежащих к получению измерения материальных ценностей (шт. — штуки; к-т — комплект; м2 — метр квадратный и др.). Для сведения читателей — Общероссийский классификатор единиц измерения утвержден Постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 366.
В графе «Количество прописью» приводится количество материальных ценностей, подлежащих получению от поставщика. При этом соответствующие данные приводятся в цифрах и после этого в скобках прописью.
В реквизите «Подпись лица, получившего доверенность» указывается образец подписи уполномоченного лица организации, которому поручено получение материальных ценностей.
Доверенность подписывается руководителем организации (строка «Руководитель») и главным бухгалтером (строка «Главный бухгалтер»).
Как указано в Инструкции № 17, доверенности могут подписываться руководителем (заместителем руководителя) и главным бухгалтером организации или же лицами, ими на то уполномоченными. В тех случаях, когда бухгалтерский учет осуществляется централизованной бухгалтерией, доверенности на получение товарно-материальных ценностей подписываются руководителем (заместителем руководителя) организации, обслуживаемой этой бухгалтерией, и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или лицами, ими на то уполномоченными.
При этом необходимо учитывать, что согласно п. 5 ст. 187 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати организации. Таким образом, подпись главного бухгалтера согласно ГК РФ не обязательна. Исключение составляет только один случай — доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, должна быть в обязательном порядке подписана также главным бухгалтером этой организации. На это также указано в ст. 187 ГК РФ.
Право подписи доверенности лицами, уполномоченными на то руководством и главным бухгалтером организации, оформляется приказом руководителя организации.
Подписи лиц скрепляются печатью организации.
Корешок доверенности, который остается в книжке доверенностей
Все реквизиты корешка должны быть идентичны данным, приведенным в основной (отрывной) части доверенности. Ответственность за несоответствие данных возлагается на должностное лицо, ответственное за выписку доверенностей.
В графе «Номер доверенности» проставляется номер доверенности согласно лицевой стороне отрывной части бланка.
В графе «Дата выдачи» указывается дата выдачи доверенности согласно ее отрывной части.
В графе «Срок действия» следует проставить дату, до которой действует выданная доверенность.
В графе «Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность» приводятся реквизиты уполномоченного лица организации, которому доверено получение материальных ценностей.
В реквизите «Расписка в получении доверенности» проставляется расписка должностного лица, которому поручено получение ценностей от поставщика и на которого оформлена доверенность. Выдача доверенности другим лицам не допускается.
В графе «Поставщик» указывается наименование поставщика, от которого подлежат получению материальные ценности.
В графе «Номер и дата наряда (заменяющего наряд документа) или извещения» проставляются реквизиты документа, подтверждающего права организации на получение материальных ценностей.
Графа «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения» оформляется уже после получения уполномоченным лицом материальных ценностей и представления им документов, подтверждающих получение ценностей (накладная, счет-фактура и т. п.).
Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию организации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (в кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены на следующий день после истечения срока действия доверенности.
О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей. Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «неиспользована» и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончанию года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.
В соответствии с Инструкцией № 17 не допускается выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны.
В рамках операций по использованию доверенностей главный бухгалтер организации обязан обеспечить:
Если организации сами отпускают товарно-материальные ценности покупателям, то необходимо учитывать, что отпуск товарно-материальных ценностей не должен производиться в следующих случаях:
При предъявлении представителем покупателя доверенности производящий отпуск товаров сотрудник организации должен испросить у принимающего лица удостоверяющий личность документ (паспорт или др.) и сверить его реквизиты с реквизитами документа, указанного в доверенности. Кроме того, необходимо проверить, не просрочена ли доверенность. Срок ее действия указывается на бланке доверенности. Если на бланке доверенности не указан срок ее действия, она признается ничтожной (ст. 186 ГК РФ).
Доверенности, независимо от срока их действия, отбираются представителями поставщика при первом отпуске товарно-материальных ценностей. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемосдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием на ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего ее документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой — подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для контроля за исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю. По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.
Пример заполнения доверенности приведен далее.
Как оформить и зарегистрировать доверенность на главбуха или другого сотрудника
Для подтверждения полномочий лица, представляющего интересы организации, ему выдается доверенность. Доверенность в частности необходима при получении товарно-материальные ценностей по месту нахождения поставщика или денежных средств из кассы контрагента.
Формы первичных учетных документов определяет руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
При этом каждый документ должен содержать обязательные реквизиты:
Организация вправе использовать как самостоятельно разработанные формы документов, так и документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные Росстатом (ранее — Госкомстатом РФ).
Чаще всего организации используют все же унифицированные формы первичных документов, так как именно они приведены во всех бухгалтерских программах, что облегчает процесс их оформления и учета.
Поэтому рассмотрим заполнение и учет доверенностей на примере унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а.
Для доверенностей предусмотрены типовые бланки по форме № М-2а или М-2).
Если представители организации получают ТМЦ у поставщика регулярно, то доверенности выписывают по форме № М-2а, если нет — по форме № М-2.
Доверенности по форме М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке.
Доверенности по форме М-2а корешков не имеют, поэтому их регистрируют в специальном журнале (форма журнала приведена в Инструкции Минфина
Книжки доверенностей и журналы «Учет выданных доверенностей» должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.
Учет выданных доверенностей вести нужно обязательно, так как в противном случае доверенности на получение одних и тех же ценностей могут быть выданы нескольким людям. Или могут возникнуть другие неприятные ситуации, связанные с непорядочными действиями работников.
Выдача доверенности на получение материальных ценностей или денежных средств лицам, не работающим в организации, не допускается.
В доверенности обязательно должна быть указана дата ее составления. Доверенность, в которой эта дата не указана является не действительной.
Также указывается номер доверенности и срок ее действия.
Как правило, на практике доверенность выписывается на 15 дней. Если же материальные ценности приобретаются и одного и того же поставщика, то доверенность может быть выписана на календарный месяц. Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение 1 года (ст. 186 ГК РФ).
Далее, в доверенности записывают ИНН, полное наименование и почтовый адрес потребителя товара, а затем плательщика. Если это одно и тоже лицо, то в стр. «Плательщик. » пишут «Он же».
На следующей строке заполняются реквизиты расчетного счета, наименование и адрес банка плательщика.
Указываются паспортные данные сотрудника, которому выдается доверенность. Он вместе с доверенностью должен будет предъявлять паспорт.
В доверенности вписываются полное наименование поставщика и наименование документа, на основании которого поставщиком выдаются ТМЦ. Такой документ может отсутствовать, если, например, получаемые материальные ценности имеют небольшую номенклатуру, невысокую стоимость.
Оборотная сторона бланка доверенности представляет собой перечень ТМЦ, которые получает представитель покупателя, с их нумерацией по порядку, полным наименованием каждого товара (изделия), единиц измерения товара и их количества прописью. Если на лицевой стороне бланка в документе на отпуск указаны наименования ценностей, подлежащих получению, и их количество, то на оборотной стороне перечень прочеркивается.
Количество прописью указывается с начала отведенной для этого графы и с заглавной буквы. После чего остаток графы прочеркивается.
Во всех строках таблицы, оставшихся не заполненными, также ставится прочерк.
Корешок доверенности позволяет учесть все основные моменты по выдаче и использованию доверенности: номер, дату выдачи и срок действия доверенности, должность и фамилию лица, получившего доверенность, наименование поставщика, номер и дата документа, на основании которого поставщиком выдаются материальные ценности (7), номер и дату документа, подтверждающего выполнение поручения.
Работник должен расписаться в получении доверенности на ее корешке (в случае выдачи доверенности по форме М-2) или в журнале учета (в случае выдачи доверенности по форме М-2а). Кроме того, работник должен поставить свою подпись в самой доверенности, после чего она заверяется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Обратите внимание! С 07.04.2020 хозяйственные общества не обязаны иметь печать (Федеральный закон от 06.04.2020 N 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»).
Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшему их предприятию на следующий день после истечения срока действия доверенности.
О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметки о выполнении поручений»). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «не использована» и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончанию года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.
Работникам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.
На получение денежных средству контрагента работнику может быть выдана доверенность по разработанной в организации форме.
Также доверенности могут выдаваться и на совершение иных действий. Например, согласно п. 6 ст. 169 НК РФ «счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации».
Пример доверенности на право подписи документов
работник находится в больнице, а родственники хотят получить начисленное ему пособие по временной нетрудоспособности,
сотрудник находится в командировке и ему надо пересдать заработную плату или деньги на командировочные расходы.
В этом случае доверенность удостоверяется организацией, в которой доверитель работает или учится, и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.
В отдельных случаях доверенность должна быть заверена нотариально:
-
на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами, в том числе на установление ограниченных вещных прав на имущество (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ; Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2020 N 25);
на совершение действий, предусмотренных Федеральным законом от 21.07.1997 N 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», а также Федеральным законом от 13.07.2020 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости»;
на представление документов в регистрирующий орган в соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»;
и в ряде других случаев (п. 12.2 Методических рекомендациях по удостоверению доверенностей, утв. ФНП от 22.07.2016 N 2668/03-16-3).
Прекращение действие доверенности происходит в следующих случаях:
- истечения срока доверенности;
- отмены доверенности лицом, выдавшим ее, или одним из лиц, выдавших доверенность совместно, при этом отмена доверенности совершается в той же форме, в которой была выдана доверенность, либо в нотариальной форме;
- отказа лица, которому выдана доверенность, от полномочий;
- прекращения юридического лица, от имени которого или которому выдана доверенность, в том числе в результате его реорганизации в форме разделения, слияния или присоединения к другому юридическому лицу;
- смерти гражданина, выдавшего доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;
- смерти гражданина, которому выдана доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;
- введения в отношении представляемого или представителя такой процедуры банкротства, при которой соответствующее лицо утрачивает право самостоятельно выдавать доверенности.
?
Требования законодательства РФ к правильному оформлению доверенностей и первичных документов бухгалтерского учёта
В связи с периодически возникающим недопониманием между ООО «РАДИАНТ» и некоторыми нашими уважаемыми клиентами по поводу требований, предъявляемых законодательством РФ к правильному документальному оформлению подтверждения факта отгрузки товара со склада поставщика, мы вынуждены еще раз разъяснить текущим и будущим бизнес партнёрам ООО «Радиант» нашу принципиальную позицию в отношении документов, которые необходимо иметь покупателю или его представителю для получения товара.
Данная позиция проистекает как из требований российского законодательства, так и из стандартной бизнес практики, сложившейся в России, а также из желания минимизировать бизнес риски нашей компании. Логично, что при совершении любой сделки купли-продажи товара между двумя контрагентами необходимо документально подтвердить сам факт передачи товара, ведь при передаче товара происходит и переход прав собственности на товар и выполнение обязательств перед покупателем. Кроме того, необходимо подтвердить, что товар передан именно покупателю или его законному уполномоченному представителю, а не просто постороннему лицу.
Факт получения товарно-материальных ценностей может быть удостоверен путём подписания Товарной накладной по форме ТОРГ-12, в которой представитель покупателя ставит свою подпись, разборчивую расшифровку подписи, указывает свою должность и скрепляет свою подпись печатью организации Покупателя. Однако далеко не всегда у представителя покупателя есть с собой печать организации или доступ к ней (что, в общем-то, естественно). В таком случае используется ДОВЕРЕННОСТЬ на получение товара, оформленная определённым образом и заверенная подписью руководителя организации. Такая доверенность прикладывается к экземпляру товарной накладной продавца, при этом в накладной обязательно требуется заполнить все необходимые реквизиты: номер и дату выдачи доверенности, разборчиво фамилию и должность представителя Покупателя, личную подпись представителя Покупателя. Кроме всего прочего, представитель покупателя должен иметь при себе общегражданский паспорт для идентификации личности, подтверждая, что он является именно тем лицом, которому была выписана доверенность.
ВАЖНО! Все вышеперечисленные документы должны быть предоставлены в ОРИГИНАЛЕ.
Ксерокопии, факсовые копии или электронные копии документов, в том числе цветные,
НЕ ДОПУСКАЮТСЯ!
Без вышеуказанных документов и соблюдения правил их оформления сделка не может быть признана совершённой, а факт сделки юридически удостоверенным. Отсутствие документального подтверждения передачи товара ведет к возникновению финансовых претензий в случае непоставки, порчи или утери товара, а также в случае умышленных мошеннических действий, связанных с получением товара неуполномоченными лицами и последующим его хищением. Кроме того, не доказанные документально сделки в случае налоговых проверок могут привести к серьёзным санкциям со стороны Федеральной Налоговой Службы РФ (штрафы, доначисление НДС и т.д.), что нанесёт значительный финансовый ущерб и продавцу и покупателю.
Таким образом, наличие оригиналов отгрузочных документов у поставщика является гарантией выполнения обязательств перед покупателем и выполняет роль расписки в получении товарно материальных ценностей. При отсутствии этих документов риски материального убытка Продавца возрастают многократно.
Вызывает удивление тот факт, что некоторые наши контрагенты просто не понимают необходимости и важности правильного оформления документов и не уделяют должного внимания наличию доверенностей на получение продукции у своих представителей, хотя это является общераспространённой бизнес практикой. В отдельных случаях у нас даже складывается мнение, что представители некоторых юридических лиц, участвующих в сделке, совершенно не заинтересованы в каких либо документах, что может косвенно указывать на фирму-однодневку или, как минимум, принижать статус компании контрагента, демонстрировать несерьёзность отношения Покупателя к ведению собственной бухгалтерской отчётности и документооборота.
Вдвойне удивительно, что получив от нашей компании обоснованный отказ в отгрузке продукции без соответствующих документов, такие контрагенты начинают конфликтовать, требовать отгрузки товара без доверенностей или по их копиям, вести себя крайне неадекватно. В совсем уж редких случаях представители подобных компаний пытаются впоследствии вообще отказаться от получения оплаченного товара, требуя возврата уплаченных средств. Заметим, что подобное просто невозможно в рамках ГК РФ по причине того, что оплатив товар Покупатель принял Адресную оферту с нашей стороны. И возврат каких либо средств возможен только по обоюдному соглашению сторон, после безусловного возмещения всех расходов, понесённых нашей компанией для выполнения взятых обязательств по данной оферте.
Чтобы не создавать подобных конфликтных ситуаций, ещё раз перечислим причины, по которым мы законно откажем Вам в отгрузке товара:
— Отсутствие документа, удостоверяющего личность;
— Отсутствие доверенности или оригинала печати организации покупателя;
— Неправильно оформленная доверенность на получение товара, в том числе доверенность с факсимиле подписи руководителя;
— Скан или копия доверенности, в том числе цветная копия;
Мы не принимаем объяснений в забывчивости, обещаний передать или переслать доверенность позже (как правило, такие обещания не выполняются). Мы не удовлетворим просьб принять скан копию доверенности или отпустить товар без доверенности и печати, а также не отгрузим товар лицу, не указанному в предъявленной доверенности или по доверенности, оформленной с грубыми нарушениями ГК РФ.
Исключений не допускается!
Просим проявлять понимание и взаимное уважение в отношении оформления наших совместных сделок согласно требованиям законодательства. Забывчивость или нерадивость Покупателя в отношении отгрузочных документов, отсутствие печати или Доверенности не должны впоследствии становиться головной болью Поставщика. Даже в случае, когда представитель Покупателя находится вдали от своего центрального офиса, всегда есть возможность отправить оригинал доверенности через экспресс почту или курьерскую компанию, затратив 300-400 рублей и получив оригинал доверенности в течение 1-3 суток.
ВАЖНО. Для того, чтобы ДОВЕРЕННОСТЬ имела юридическую силу, она должна быть оформлена в соответствии с определёнными требованиями. Доверенность может быть оформлена по форме М-2 (М-2а) или в произвольной письменной форме. В обязательном порядке документ должен содержать название ДОВЕРЕННОСТЬ, название организации, полные реквизиты организации, включая её юридический адрес.
Доверенность должна содержать ФИО и паспортные данные лица, которому выдана доверенность, а также указан объём его полномочий в отношении права получения товаров (какие именно, по какому счёту и т.д.). На доверенности должна стоять «живая» подпись руководителя организации Покупателя, с подробной расшифровкой должности, фамилии, имени и отчества лица, подписывающего доверенность от имени организации Покупателя.
Доверенность наряду с руководителем организации должна быть подписана Главным бухгалтером (при его наличии). На доверенности также должен стоять оригинал подписи доверенного лица, которая должна быть идентична подписи на накладных. Важнейшим аттрибутом доверенности должна быть дата её выдачи (день, месяц, год). Доверенность БЕЗ УКАЗАНИЯ ДАТЫ ВЫДАЧИ не считается документом и юридически ничтожна .
В доверенности должен быть указан срок действия доверенности. Доверенность без указания срока действия на основании п. 1 ст. 186 ГК РФ действительна в течение 1 года со дня выдачи. На доверенности должен быть «живой» оттиск печати компании Покупателя, который, в случае прикладывания доверенности к накладной, заменяет печать на накладной.
Отдельно отметим, что в настоящий момент не существует запрета на выдачу доверенности лицу, не являющемуся работником компании Покупателя. Таким образом, доверенность может быть выдана любому физическому лицу, которому Покупатель доверяет получение материальных ценностей для своей компании.
Возможные ошибки при оформлении доверенности:
1. Доверенность выдана более поздней датой, чем дата отгрузки продукции.
2. Доверенность выдана от имени организации, которая не является плательщиком по сделке.
3. Доверенность оформлена правильно, но на ней находится оттиск печати другой организации или печать организации отсутствует, видна не чётко или нанесена не с помощью печатного клише, а с помощью цветного принтера.
4. На доверенности отсутствует дата выдачи доверенности
5. На доверенности отсутствует подпись руководителя организации или стоит факсимиле подписи
6. Срок действия доверенности закончился на дату получения товара
Любая из этих причин будет являться основанием для отказа в отгрузке продукции.
Отдельно отметим, что теоретически печать на доверенности может и отсутствовать, так как с 2020 года юридические организации РФ получили право работать без печати. Но в таком случае юридическое лицо должно предоставить специальное уведомление из Налоговой инспекции о том, что оно работает без печати.
Дополнительно справочно сообщаем следующую информацию, собранную из определений Верховного Арбитражного Суда РФ по спорам между юридическими лицами, которая может быть Вам полезна:
1. Напомним, что по общему правилу в накладной на отгрузку товаров должны присутствовать как печать продавца, так и печать покупателя (п. 2.1.2 Методических рекомендаций, утвержденных письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5). Кроме того, печать получателя — это обязательный реквизит в самой форме товарной накладной (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132).
2. Товарная накладная, не подписанная покупателем, а также подписанная неустановленными или неуполномоченными лицами, не является доказательством отгрузки (передачи) товара.
3. Доказательством передачи товара является товарная или товарно-транспортная накладная с подписью уполномоченного лица и печатью (штампом) покупателя.
4. Товарная накладная, которая подписана работником покупателя, не имеющим соответствующей доверенности, но имеет оттиск печати покупателя, является надлежащим доказательством передачи товара.
5. Акт приема-передачи товара, подписанный обеими сторонами с оттисками печатей обеих сторон, является надлежащим доказательством поставки товара.
6. Арбитражные Суды РФ отмечают, что подписанные Акты сверок расчетов без подтверждения первичными бухгалтерскими документами не являются надлежащими (достаточными) доказательствами наличия задолженности по поставке продукции.
7. Если Товарные накладные не содержат ссылки на доверенность, невозможно установить, оттиск печати какой организации проставлен на данных накладных или акты подписаны неизвестными лицами, то не представляется возможным установить факт получения товара Покупателем.
8. Передача товара признаётся недоказанной, если в накладных подписи и фамилии лиц, расписавшихся в получении товара, неразборчивы, не указано их должностное положение, доверенности на указанных лиц не представлены, отсутствует печать покупателя.
9. Подписание накладной лицом, должностное положение которого не указано и полномочия не подтверждены, в отсутствие расшифровки подписи, а также доверенности на получение товара, свидетельствуют о получении товара неизвестным физическим лицом, а не компанией Покупателем.
10. Товарная накладная, не подписанная покупателем, или подписанная неустановленными или не уполномоченными лицами, не является доказательством отгрузки (передачи) товара.
Прием и получение товара
Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»
Документальное оформление поступления товаров осуществляется в соответствии с требованиями Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5. Основанием для отражения операций по поступлению товаров являются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».
Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли — продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.
Передача товара от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и перевозки товара. Это могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, счета, счета-фактуры.
Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут поступать непосредственно к ней на склад, а могут приниматься торговой организацией вне собственного склада.
Осуществляя приемку на своем складе, организация торговли может заверить сопроводительный документ своим штампом, в этом случае не требуется доверенность. Проставление штампа на сопроводительном документе означает, что торговая организация приняла товары.
Если же приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально-ответственным лицом организации торговли по доверенности, обязательно с предъявлением паспорта. Доверенность является необходимым документом, она подтверждает право материально-ответственного лица торговой организации на получение товара.
Порядок оформления доверенностей и получения по ним товаров устанавливается главой 10 «Представительство. Доверенность» ГК РФ и Инструкцией от 14 января 1967 года №17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Минфином СССР (применяется в части не противоречащей ГК РФ и Закону о бухгалтерском учете).
Статьей 185 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ) установлено, что доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
Доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.
Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.
Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и, иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи, как правило, — 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.
В соответствии с Инструкцией от 14 января 1967 года №17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утвержденной Минфином СССР выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.
При лишении доверенного лица права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек, доверенности у него отбираются, при этом организация торговли — получатель товарно-материальных ценностей, немедленно ставит в известность поставщика об аннулировании соответствующих документов. С момента получения такого извещения отпуск ценностей по аннулированной доверенности прекращается. В этих случаях за отпуск ценностей по аннулированным доверенностям ответственность несет поставщик.
Лицо, которому выдана доверенность, обязано, не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию организации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.
Неиспользованные доверенности должны быть возвращены в бухгалтерию организации на следующий день после истечения срока действия доверенности.
О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметки о выполнении поручений»). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «Не использована», и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.
Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.
Доверенности независимо от срока их действия отбираются поставщиком при первом отпуске товаров. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями, на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющий ее документ) передается представителю торговой организации, а другой — подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля над исполнением отпуска товаров согласно доверенности, а также для предъявления счета покупателю.
По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.
При получении и отпуске товарно-материальных ценностей по доверенности печать организации-получателя на накладной не ставится, так как ею заверена доверенность. Получение товаров удостоверяется подписью лица, которому выдана доверенность, причем эта подпись должна быть идентична указанной в доверенности.
Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и так далее.
Приемка товаров по количеству в торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах.
Порядок приемки товаров в торговле регулируется:
· положениями главы 30 «Купля-продажа» ГК РФ;
· Инструкцией о порядке приемки продукции производственно — технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 года №П-6;
· Инструкцией о порядке приемки продукции производственно — технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 года №П-7;
· Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов, утвержденной Госарбитражем СССР 15 октября 1990 года;
· Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Комитета Российской Федерации по торговле от 10 июля 1996 года №1-794/32-5;
· Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».
Порядок приемки товаров по количеству и качеству, установленный Инструкцией о порядке приемки продукции производственно — технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 года №П-6, и Инструкцией о порядке приемки продукции производственно — технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 года №П-7, применяется покупателем, в том случае, если такой порядок предусмотрен договором поставки.
Однако, если порядок приемки товаров по количеству и качеству не определен договором, то это обстоятельство не является основанием для освобождения поставщика от ответственности за нарушение соответствующих условий договора.
Получение товара оформляется по-разному в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика и офис находятся в одном месте, то оформление документов и выдача товаров происходит одновременно. Документом на отпуск товаров в данном случае является накладная.
Если склад фирмы-поставщика удален от офиса, то представителю торговой организации (материально-ответственному лицу) выдается документ на получение товара, по которому ему на складе будут отпущены материальные ценности. В случае отсутствия на складе товара в необходимом количестве, получателю выписывается новый документ – расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товара. В накладной указывается:
· номер и дата выписки;
· наименование поставщика и покупателя;
· наименование и краткое описание товара;
· цена и общая стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость должен быть указан отдельной строкой;
Накладная должна быть выписана в 4-х экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию и материально-ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и подписями материально-ответственных лиц (один отпустил товар, другой – принял)
Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.
Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.
Товар от организаций железной дороги, водного или воздушного транспорта должно получать специально подготовленное материально-ответственное лицо. Этот представитель торговой организации обязан также предъявить доверенность и паспорт работникам транспортной организации, после чего, получив на руки товаросопроводительные документы (железнодорожная накладная, счет-фактура и тому подобное) представитель организации покупателя проверяет исправность вагона, контейнера или упаковки, в которой был доставлен товар. Затем в присутствии представителей станции (пристани, аэропорта) он должен принять товар по количеству мест, а в необходимых случаях – по массе. Представитель транспортной организации станции назначения делает отметку об исправности вагона (контейнера, упаковочной тары) в соответствующей накладной.
Если обнаружена неисправность вагона, контейнера или упаковочной тары, отсутствие или повреждение пломбы, недостача груза по количеству или по массе, материально-ответственное лицо обязано потребовать от транспортной организации составления коммерческого акта и получить его копию. Коммерческий акт при этом является юридическим основанием для предъявления претензий либо к транспортной организации, либо к поставщику товара.
При отказе станции назначения составить коммерческий акт покупатель должен принять груз с участием представителя отдела торговли органа местной исполнительной власти или отдела транспортной милиции и составить акт о результатах приемки.
При нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества товаров.
Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах. При приемке товаров по качеству и комплектности должны выполняться требования к качеству товаров, предусмотренные договором или контрактом.
В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт (формы №ТОРГ-2 и №ТОРГ-3), который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании.
Если в момент приемки товара выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать тару и упаковку. Если при правильности веса брутто недостача товара установлена в ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то покупатель вправе приостановить приемку остального груза. Тару, упаковку вскрытых мест и товары, находившиеся в них, необходимо сохранить, а затем передать представителю организации отправителя.
· обеспечить сохранность товара и принять все необходимые меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром;
· вызвать представителя поставщика для составления двустороннего акта.
Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено ему не позднее 24-х часов, а в случае скоропортящихся товаров – немедленно.
В случае, когда поставщик и покупатель находятся в одном городе, представитель поставщика должен явиться не позднее следующего дня после получения вызова, если в уведомлении не указан иной срок, а в случае приемки скоропортящихся товаров – в течение 4-х часов после извещения о вызове. В том случае, если поставщик иногородний, его представитель должен прибыть на приемку не позднее трех дней после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда. Представитель организации отправителя (поставщика) должен иметь при себе удостоверение на право участия в приемке товара у покупателя.
Какой акт необходимо составить определяется в зависимости от вида получаемого товара:
· Акт по форме №ТОРГ-2 применяется при приемке отечественных товаров и составляется в четырех экземплярах.
· Акт по форме №ТОРГ-3 применяется в случае получения импортных товаров и составляется в пяти экземплярах.
Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы. Акты составляются с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.
Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.
Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».
В акте отражается состав комиссии с обязательным указанием должности, фамилий и инициалов её членов. В состав комиссии входят материально-ответственные лица торговой организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии), а также представитель третьей незаинтересованной стороны.
Акт подписывается всеми членами комиссии, а утверждается руководителем организации-получателя.
К акту должны быть приложены:
· документы изготовителя (отправителя, поставщика), подтверждающие количество и комплектность товаров;
· упаковочные ярлыки из тарных мест, в которых установлены ненадлежащее качество и комплектность товара;
· пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;
· подлинный транспортный документ;
· документ, удостоверяющий полномочия представителя, участвовавшего в приемке;
· акт отбора образцов (проб) и заключение по результатам их анализа;
· акт о несоответствии фактического качества и комплектности товаров данным, содержащимся в документе, удостоверяющем их качество и комплектность;
· другие документы, подтверждающие причины плохого качества товаров или их некомплектность.
При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета-фактуры, накладные и так далее) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.
Акты приемки товаров по количеству и качеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном организацией получателя –торговой организацией.
Если при приемке товара одновременно с недостачей выявились излишки по сравнению с количеством товара, указанным в товаросопроводительных документах поставщика, данные о них также указываются в акте.
При закупке товара или его приемке руководителям торговых организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар. Торговые организации по законодательству несут ответственность за качество реализуемых товаров и при отсутствии необходимых сертификатов, указанные организации могут быть подвергнуты штрафам.
Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной (форма №ТОРГ-12). Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.
Если торговая организация приобретает товар у импортера, то, как правило, условия приемки товаров по количеству и качеству устанавливаются в договорах с иностранными поставщиками. Если же порядок и сроки приемки товаров не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов, утвержденной Госарбитражем СССР 15 октября 1990 года.
Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и (или) качества товара договору, составляется рекламационный акт (форма №ТОРГ-3). Акт должен составляться в присутствии материально ответственного лица покупателя, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта в его отсутствие) и экспертов Торгово-промышленной палаты. Если невозможно присутствие представителей Торгово-промышленной палаты, то товар принимается с участием представителей других незаинтересованных организаций. Рекламационный акт составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.
Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).
Более подробно с вопросами, касающимися учета и налогообложения в торговых организациях, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Торговая деятельность».
